Configuración

A continuación se van a describir las respuestas a algunas de las preguntas mas comunes acerca de la configuración de Delfín Software.

🧾 Ventas

¿Cómo ingresar la numeración de facturación?

Debes tener a la mano la resolución de facturación (expedida por la DIAN).
Tutorial: https://youtu.be/LTc4ot-F0KA

Ruta: Archivo >> Configuración >> Numeración de documento

1. El campo Código se genera automáticamente
2. En Num. de resolución, ingresa el número del formulario
3. En Prefijo, busca en la segunda página del documento
4. Ingresa Num. de factura inicial y final
5. En Tipo, selecciona autorización o habilitación
6. En Fecha, digita la fecha de solicitud
7. En Vigencia, busca en el texto de la primera página
8. En Terminal, ingresa el número correspondiente (Ej. 010101)

¿Cómo crear un cliente?

Existen dos formas de crear un cliente:

• Ruta: Archivo >> Maestros >> Clientes
• O presione [Ctrl]+[Q] desde la ventana de ventas

1. Se abrirá una ventana solicitando la información del nuevo cliente
2. Llene los campos (los marcados con (*) son obligatorios)
3. Presione [Guardar]
4. Para finalizar presione [Salir]

¿Cómo desactivar un cliente?

Ruta: Archivo >> Maestros >> Clientes
O presione [Ctrl]+[Q] desde el módulo de ventas

1. En el campo Identificación, digite el “Nit o CC” del cliente o presione [Ctrl]+[B] para buscarlo
2. En el campo Activo, seleccione la opción NO
3. Presione [Guardar] para finalizar

🛡️ Seguridad

¿Cómo cambiar de usuario sin cerrar el sistema?

Para cambiar de usuario hay dos opciones:

• Dentro del módulo de ventas, presione simultáneamente las teclas [Ctrl]+[U] y saldrá una ventana solicitando la contraseña del nuevo usuario

1. Ingrese su contraseña y presione en [Aceptar] para ingresar

• Estando fuera del módulo de ventas o en cualquier otro módulo. En la barra superior de opciones sigue la ruta:
  Archivo >> Cambiar de usuario

1. Saldrá una ventana solicitando la contraseña del nuevo usuario
2. Ingrese su contraseña y presione en [Aceptar] para ingresar.

¿Cómo crear un usuario?

Aprende a cómo crear un usuario siguiendo los pasos del tutorial.
Haz clic https://youtu.be/AqsWI3jdnrM para ver o sigue el paso a paso:

Ruta: Archivo >> Configuración >> Seguridad >> Usuarios

1. Se abrirá una ventana donde debe llenar los campos obligatorios marcados con (*), los demás son opcionales (Identificación, Nombre completo, etc.).
2. Selecciona el rol del usuario a crear (Ej. Cajero, Administrador, etc.) y presione en [Guardar].
3. El sistema exigirá ingresar una contraseña de mínimo 4 caracteres distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas.
4. Presione en [Aceptar] para finalizar.

¿Cómo crear un rol de seguridad?

Ruta: Archivo >> Configuración >> Seguridad >> Roles

1. Se abrirá una ventana con dos campos a llenar.
2. El campo Código lo genera automáticamente el sistema (dejar por defecto).
3. En el campo Descripción escriba el nombre del Rol que se desea crear (Ej. Contador).
4. Presione en [Guardar] y el sistema creará automáticamente un nuevo "Código" para seguir creando Roles.
5. Para finalizar presione en [Salir].

¿Cómo asignar permisos a un Rol?

Ruta: Archivo >> Configuración >> Seguridad >> Permisos

1. En el menú desplegable, seleccione el rol a modificar.
2. En cada pestaña encontrará los menús de Delfín con permisos divididos por secciones.
   Ejemplo: Para evitar que un cajero elimine líneas en la venta, ve a la pestaña de movimientos, despliega ventas y selecciona "eliminar línea de ventas".
3. Repita este paso con todos los permisos necesarios y presione [Guardar].

💳 Medios de pago y retenciones

¿Cómo crear un medio de pago?

Haz clic https://youtu.be/5hGEnDFrbHg para ver el tutorial o sigue estos pasos:

Ruta: Archivo >> Maestros >> Medios de pago >> Medios de pago

1. En el campo “Código” digita dos iniciales del medio de pago (Ej. [TC] para Tarjeta de Crédito)
2. En la siguiente casilla coloca la descripción
3. Presione en [Guardar] para finalizar

¿Cómo editar un medio de pago?

Ruta: Archivo >> Maestros >> Medios de pago >> Medios de pago

1. En el campo Código, presiona el botón Seleccionar
2. Elige el medio de pago y presiona [Seleccionar]
3. En el campo Descripción, digita el nuevo nombre
4. Presiona [Guardar] para finalizar

Tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=5hGEnDFrbHged

¿Cómo editar las tarifas de retención?

Las tarifas de retención se deben actualizar anualmente en Delfín.

Tutorial:

• https://youtu.be/XYSMjcOT_Bs
• https://youtu.be/en7reh5YSyY

¿Cómo configurar retenciones?

Para empezar, en la barra superior de opciones sigue la ruta:

Archivo >> Configuración >> Retenciones >> Agente de retención por Renta.

1. En el menú desplegable, selecciona el “agente de retención” (es quien realiza la retención). Ejemplo: Responsable de IVA.
2. Ahora, encontraras en cada pestaña el sujeto pasivo y al frente la retención con una opción desplegable de [si] o [no].
3. Como ejemplo, si eres un “responsable de Iva”, debes de seleccionar al frente de cada “sujeto pasivo” la retención con la opción [si] o [no].
4. Si deseas saber a quién se le debe aplicar retención, Pregunta a ALAN ¿Qué es una retención en la fuente?
5. Para terminar, presiona en el botón Guardar.
6. Saldrá un mensaje de confirmación, presiona [si] para confirmar.

🧑‍💼 Comisiones y vendedores

¿Cómo crear un vendedor?

Ruta: Archivo >> Maestros >> Vendedores >> Vendedores

1. En el campo Código, asigna un número
2. Llene los campos necesarios (los marcados con (*) son obligatorios)
3. Presione [Guardar]
4. Para cerrar la ventana presione [Salir]

¿Cómo asignar comisiones?

Ruta: Archivo >> Maestros >> Vendedores >> Comisiones

1. En Código, ingresa el número del vendedor
2. En Concepto, asigna el tipo de comisión
3. Asigna el rango de valores
4. Presiona [Guardar]
5. Presiona [Salir]

Luego, asigna la comisión al vendedor:

Ruta: Archivo >> Maestros >> Vendedores >> Vendedores

1. En Código, ingresa el número del vendedor y presiona [Enter] o [Ctrl]+[B]
2. Presiona [Agregar] y elige la comisión
3. Presiona [Guardar]
4. Presiona [Salir]