Comprobantes

Definición

Un comprobante es simplemente un documento donde se relacionan y resumen una serie de operaciones económicas, operaciones que deben estar respaldadas por un soporte de contabilidad, esto es por una factura o documento equivalente. Los comprobantes de contabilidad, como ya se hizo mención, contienen el registro contable de forma resumida y organizada sobre los hechos económicos registrados en la contabilidad y no requieren el cumplimiento de requisitos especiales, ni requieren solemnidad alguna, y por lo general, no constituyen prueba de nada, solo indicio y solo son utilizados internamente por la empresa. Por ejemplo, un comprobante de contabilidad puede ser una nota débito o crédito, documento que no tiene la virtualidad de constituir prueba irrefutable como el caso de una factura.

Detalles

Un comprobante para Sinco Software describe los parámetros de un tipo de documento como una Factura, un Recibo de Caja, etc., los cuales permiten establecer información importante de funcionamiento como el código de comprobante utilizado por el programa contable, la manera en que se desea agrupar la información al momento de generar la información contable o el plan de cuentas que va a utilizar el comprobante. En resumen, el comprobante nos permite realizar un mapeo entre los diferentes tipos de documentos que se puede exportar desde Delfín Software contra los planes de cuenta configurados en Sinco Software y adicionalmente su correspondiente configuración para el programa contable.

Configuración

Para crear o modificar un comprobante se realizan los siguientes pasos. Debe tener en cuenta que para realizar la correcta configuración de comprobantes, gran parte de la información que se necesita debe ser suministrada por las personas encargadas de la contabilidad dentro de la empresa:

1. Ubicarse en la pestaña Comprobantes.

2. Seleccionar la acción que se desea realizar (Nuevo o Modificar).

3. A continuación se despliega la ventana donde se ingresan los parámetros de configuración para el comprobante. Esta ventana posee dos pestañas:

   • Información contable: acá se ingresan los parámetros de configuración de acuerdo al programa contable utilizado.
   • Información de Delfín Software: acá se definen los parámetros de configuración tomados de Delfín Software y Sinco Software.

4. En la pestaña Información contable se ingresa la siguiente información:

   

   • Nombre: ingrese un nombre descriptivo para el comprobante.
   • Descripción: ingrese una descripción breve para el comprobante.
   • Agrupar la información por: seleccione una de las siguientes tres opciones según sea el caso:
     • Transacción: utilice esta opción cuando necesite que la información contable para el comprobante, sea generada por número de documento, esto significa que los datos contables serán agrupados y totalizados de acuerdo al número de documento que tenga asignado en Delfín Software.
     • Día: utilice esta opción cuando necesite que la información contable para el comprobante, sea generada por día, esto significa que los datos contables serán agrupados y totalizados de acuerdo al día de registro que tenga asignado en Delfín Software.
     • Totalizado: utilice esta opción cuando necesite que la información contable para el comprobante, sea generada por un total globalizado, esto significa que los datos contables no serán agrupados, en vez de esto, la información se presentara como un totalizado general.
   • Código del comprobante: establezca en este campo el código de comprobante utilizado por el programa contable.
   • Código del comprobante de referencia: establezca en este campo el código de comprobante referencia utilizado por el comprobante que se está configurando, por ejemplo: tenemos el comprobante Recibo de Caja que utiliza el código (RC). En algunos casos el Recibo de Caja utiliza como documento de referencia una Factura (FV) para realizar un Abono, si este es el caso entonces en el campo “Código de Comprobante” establecemos RC y en el campo “Código del comprobante referencia establecemos” FV.
   • Genera archivo de cuentas por cobrar para el programa LIBRA: marque esta opción si está realizando la configuración para el programa contable LIBRA.

5. En la pestaña Información de Delfín Software se establece el tipo de documento de Delfín Software que va a utilizar el comprobante y además cual es el plan de cuentas asociado al comprobante, los parámetros a establecer son los siguientes:

   

   • Transacción a tomar: seleccione una de las tres opciones que presenta el listado según sea el caso:

     • Ventas: seleccione esta opción cuando el tipo de documento asociado al comprobante sean ventas de contado, ventas a crédito, abonos a ventas o notas crédito.
     • Consignación: seleccione esta opción cuando el tipo de documento asociado al comprobante sean las cuentas de orden para los procesos de ventas y devolución de ventas cuando la mercancía vendida tiene la modalidad de consignación.
     • Compras: seleccione esta opción cuando el tipo de documento asociado al comprobante sean compras de contado, compras a créditoo abonos a compras.
     • Transacciones: seleccione esta opción cuando el tipo de documento asociado al comprobante sean otros ingresos, otros egresos, devoluciones en compras u otras transacciones.

   • Tipo de transacción: acá puede seleccionar el tipo de documento de Delfín Software que desea relacionar con el comprobante.

   • Código de la transacción en Delfín: si en el campo “Transacción a tomar” seleccionó la opción Transacciones, en este campo se debe establecer el código asignado en Delfín Software para el tipo de transacción que se desea usar, por ejemplo: si desea establecer la transacción Devolución en compras, en el campo “Transacción a tomar” debe establecer la opción Transacciones, luego en el campo “Tipo de transacción” debe establecer la opción Transacciones y en el campo “Código de la transacción en Delfín” debe establecer 05.

   • PUC para la información detallada: Establezca el plan de cuentas que se utilizará para la información detallada.

   • PUC para la información general: Establezca el plan de cuentas que se utilizará para la información general.

   • PUC para la información resumida: Establezca el plan de cuentas que se utilizará para la información resumida.

6. Luego de tener todos los valores del comprobante configurados, presione el botón Aceptar de la ventana principal para almacenar los cambios realizados.