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Ventas

A continuación se vas a describir las respuestas a algunas de las preguntas mas comunes acerca de las ventas en Delfín Software.

📧 Facturación electrónica​

¿Cuánto tiempo se deben almacenar los documentos electrónicos?

En Colombia, el tiempo durante el cual deben conservarse las facturas y documentos electrónicos depende de su finalidad: tributaria o comercial.

Para fines tributarios (DIAN)

De acuerdo con el Estatuto Tributario, artículo 632, los contribuyentes están obligados a conservar las facturas y demás documentos soporte por un período de cinco (5) años, contados a partir del 1.º de enero del año siguiente al de su emisión.

Este plazo permite atender posibles requerimientos, revisiones o auditorías por parte de la DIAN.

Para fines comerciales

Según el Código de Comercio Colombiano, los comerciantes deben conservar los libros y documentos relacionados con su actividad mercantil durante un período de diez (10) años.

Este deber aplica a documentos contables, soportes comerciales y demás registros necesarios para efectos legales y probatorios.

important

Para cumplir ambos marcos normativos, se recomienda conservar los documentos electrónicos al menos por 10 años, preferiblemente en medios digitales seguros y con respaldo.

¿Cómo funciona el almacenamiento de los documentos electrónicos?

Los documentos electrónicos generados por Delfín se almacenan en el directorio de trabajo que haya sido configurado durante la instalación y puesta en marcha del sistema.

Esto incluye, entre otros:

  • Facturas electrónicas (XML y PDF)

  • Notas crédito y débito

  • Documentos electrónicos asociados

    Es importante tener en cuenta que:

important

El almacenamiento, conservación y realización de copias de seguridad de los documentos electrónicos es responsabilidad del facturador.
DLP Systems no actúa como proveedor tecnológico, por lo tanto no custodia ni almacena los documentos electrónicos del cliente.

¿Qué costo tiene facturar electrónicamente?

Para facturar electrónicamente con Delfín Software es necesario adquirir el servicio de Delfín Suscripción.

Este servicio habilita la facturación electrónica y no tiene costo por factura emitida.
La suscripción incluye, además, otros beneficios asociados al uso del sistema.

important

Con Delfín Suscripción puedes emitir facturas electrónicas ilimitadas, cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la DIAN.

¿Dónde compro el certificado electrónico para firmar las facturas?

No te preocupes.

Al adquirir el servicio de Delfín Suscripción, el certificado digital está incluido sin costo.

Este certificado se entrega a nombre del obligado a facturar y permite firmar electrónicamente las facturas conforme a los requisitos de la DIAN.

¿Cuántos documentos electrónicos puedo emitir con Delfín Software?

Con Delfín Software puedes emitir documentos electrónicos ilimitados.

La facturación electrónica no tiene un límite en la cantidad de documentos que puedes generar, siempre que cuentes con el servicio de Delfín Suscripción.

¿Cuál es el portal de la DIAN donde puedo visualizar mis resoluciones de facturación?

Puedes consultar tus resoluciones de facturación electrónica directamente en el portal oficial de la DIAN.

Accede desde el siguiente enlace: 👉 Ingresar al portal de Numeración de Facturación DIAN

Una vez allí, inicia sesión con tus credenciales y dirígete a la opción de numeración de facturación, donde podrás visualizar las resoluciones activas, vencidas y sus rangos autorizados.

¿Por qué el código QR no sale en mi factura?

Esto puede ocurrir por alguno de los siguientes motivos:

  • La factura no fue validada correctamente por la DIAN.
  • No se está utilizando una impresora térmica, láser o de inyección de tinta compatible.
  • La impresora tiene controladores (drivers) incorrectos o desactualizados.

¿Cómo validar si una factura fue aceptada por la DIAN?

Una factura electrónica se considera aceptada cuando ha sido validada por la DIAN.

Puedes identificarlo de la siguiente manera:

  • ✅ Cuando la factura fue validada:

    • El documento cuenta con CUFE.
    • La factura se imprime normalmente.
    • Incluye el código QR.

  • ❌ Cuando la factura no ha sido validada:

    • No tiene CUFE.
    • No se imprime, ya que aún no tiene efectos fiscales.

¿Cuánto tiempo tengo para reenviar una factura a la DIAN?

El plazo depende del tipo de documento emitido:

  • ✅ Factura electrónica:
    Debe ser validada por la DIAN el mismo día de su emisión, hasta las 11:59 p. m.
    Si no se valida dentro de ese día, la factura no tiene efectos fiscales.

  • ✅ Factura de talonario o papel (contingencia):
    En caso de contingencia, este tipo de factura debe ser transmitida a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes a partir del momento en que se supere la contingencia

¿Qué hacer cuando la DIAN rechaza una factura?

Cuando la DIAN rechaza una factura electrónica, es importante seguir estos pasos:

  1. Revisar el mensaje de rechazo:
    La DIAN indica claramente la(s) regla(s) que fallaron durante el proceso de validación.
    Este mensaje se muestra directamente en Delfín Software.

  2. Analizar el motivo del rechazo:
    En muchos casos, el rechazo se debe a datos incorrectos, inconsistentes o incompletos.

¿Cómo reenviar una factura a la DIAN en Delfín Software?

Si una factura quedó pendiente de validación, puedes reenviarla a la DIAN de la siguiente manera:

  1. Ingresa al menú de Ventas en Delfín Software.
  2. Presiona la tecla R (Reimprimir).
  3. Se abrirá la ventana de Reimprimir factura.
  4. En esta ventana, ingresa el registro de auditoría.
  5. Presiona Guardar.

Al guardar, el sistema intentará reenviar automáticamente la factura a la DIAN para su validación.

¿Qué pasa si dejo vencer la Delfín Suscripción?

Si Delfín Suscripción se vence, se presentan las siguientes restricciones:

  • ❌ No podrás emitir facturas electrónicas nuevas, ni notas crédito o documentos electrónicos.
  • ❌ No será posible validar documentos ante la DIAN.
  • ✅ Podrás seguir consultando la información histórica ya registrada en el sistema.
  • ✅ Las facturas electrónicas ya emitidas y validadas no se pierden.

Una vez renueves la Delfín Suscripción, la funcionalidad de facturación electrónica se reactiva de inmediato.

🔢 Resoluciones / Folios​

¿Cómo ingresar la numeración de facturación?

Para ingresar la numeración de facturación en Delfín Software, debes tener a la mano el Formulario 1876 – Autorización de Numeración de Facturación, expedido por la DIAN.

Ruta Archivo → Configuración → Numeración de documento

Pasos para ingresar la numeración

  1. El campo Código se genera automáticamente.
  2. En Terminal, ingresa el número correspondiente (Ejemplo: 010101).
  3. En Tipo de documento, selecciona según corresponda:
    • (Elect.) Factura: Factura electrónica de venta
    • (Elect.) Doc. Soporte: Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar
    • (Papel) Factura: Factura de venta de talonario o de papel (contingencia)
    • Otros, según aplique
  4. En Tipo, selecciona si es Autorización o Habilitación.
  5. En Prefijo, ingrésalo según lo indicado en la segunda página del formulario DIAN.
  6. Ingresa el Número de factura inicial y el Número de factura final autorizados en la resolución.
  7. En Empezar en…, digita el número desde el cual se comenzará a facturar.
  8. En Fecha inicial, registra la fecha de la solicitud.
  9. En Fecha de vencimiento, registra la fecha de vencimiento de la autorización.
  10. En Número de resolución, ingresa el número indicado en el formulario.
  11. El campo Denominación del documento se llena automáticamente según el tipo de documento seleccionado.
  12. En Servicio de facturación electrónica, selecciona:
    • DELFIN: Modelo de facturación con software propio o adquirido
    • TFHKA: Modelo de facturación con proveedor tecnológico The Factory HKA
🎥 Video tutorial

Puedes consultar el paso a paso en el siguiente video:
👉 Cómo ingresar la numeración de facturación en Delfín Software

Me quedé sin numeración de facturación, ¿qué hago?

Primero debes identificar por qué se quedó sin numeración, puede ser por dos motivos:

  • La resolución se venció por fecha, o
  • Se agotaron las numeraciones autorizadas.

Una vez identificado el motivo:

  1. Solicita a tu contador una nueva resolución de facturación (de Autorización o Habilitación).
  2. Luego, asóciala en Delfín Software ingresando la nueva numeración.

Mientras realizas este proceso, puedes utilizar la resolución de factura de talonario o papel (modo contingencia), si cuentas con ella.

¿Puedo tener varias resoluciones por terminal?

Sí, es posible tener varias resoluciones por terminal.

Puedes tener simultáneamente:

  1. Una numeración de facturación electrónica.
  2. Una numeración de facturación de talonario o papel.
  3. Una numeración de titquete POS en papel.
  4. Una numeración para notas crédito.
  5. Una numeración para compras.
  6. Una numeración para documentos soporte en compras a no obligados a facturar.
  7. Una numeración para notas de ajuste de documentos soporte en compras a no obligados a facturar.
¿Qué pasa si activo una resolución antes de agotar la anterior?

Si activas una nueva resolución antes de terminar la vigente, se generarán saltos en la numeración, lo cual puede traer inconvenientes contables y fiscales.

Lo recomendado es:

  • Agotar completamente la numeración vigente.
  • Luego, activar la nueva resolución.
precaución

Si ya activaste una nueva resolución antes de terminar la anterior, documenta la novedad y comunícala a tu contador para dejar soporte del salto en la numeración.

¿Cómo sé cuántos folios me quedan?

Esto depende del modelo de facturación electrónica que tengas configurado en Delfín Software.

Cuando usas Proveedor Tecnológico (The Factory HKA)

  • Delfín Software genera notificaciones automáticas al salir del sistema cuando los folios están próximos a agotarse.
  • Estas alertas aplican únicamente cuando está configurado el proveedor tecnológico The Factory HKA, ya que en este modelo sí se manejan folios.

Cuando usas Software propio o adquirido (DELFIN)

  • No se valida ni se controlan folios.
  • La facturación electrónica es ilimitada.
  • No se requiere comprar ni administrar folios para emitir documentos electrónicos.
important

Si estás usando el modelo de software propio o adquirido, no necesitas preocuparte por la cantidad de documentos emitidos, ya que la facturación no tiene límite de folios.

¿Puedo usar la misma resolución en varias terminales?

No.

En Delfín Software, cada estación de trabajo (terminal) debe tener su propia numeración de facturación.

Esto es necesario porque:

  • Permite que, en caso de fallas de red, cada terminal pueda seguir facturando de forma independiente.
  • Evita duplicidades en la numeración.
  • Garantiza la continuidad operativa y el cumplimiento normativo ante la DIAN.
important

No se recomienda compartir una misma resolución entre varias terminales, ya que puede generar errores de numeración y afectar la operación de la empresa.

¿Puedo pausar una resolución?

No es posible pausar una resolución con efecto legal.

Lo que sí puedes hacer es:

  • Dejar de usar la resolución vigente.
  • Activar otra resolución (por ejemplo, una nueva o de contingencia).
important

La DIAN no contempla la “pausa” de resoluciones.
Toda transición entre resoluciones debe quedar debidamente documentada.

Recomendación práctica

  • Mantén registro de cuándo se deja de usar una resolución y cuándo se activa la nueva.
  • Informa siempre al contador sobre cualquier cambio para soporte contable y fiscal.
¿Qué resoluciones debo tramitar en la DIAN para Delfín Software?

Para trabajar correctamente con Delfín Software, debes tramitar ante la DIAN las siguientes resoluciones por cada estación de trabajo (terminal) que realice ventas:

Resoluciones obligatorias por terminal de ventas

  • Resolución de facturación electrónica.
  • Resolución para factura de talonario o papel (modo contingencia).

Estas resoluciones permiten que cada terminal pueda operar de forma independiente y continuar facturando incluso ante fallas de red.

Resoluciones adicionales (según el tipo de operación) Para aquellas estaciones de trabajo donde se realicen compras a no obligados a facturar, también debes solicitar:

  • Resolución de Documento Soporte en compras a no obligados a facturar.
¿Qué debo tener en cuenta al solicitar los prefijos en las resoluciones?

Al solicitar los prefijos ante la DIAN, ten en cuenta las siguientes recomendaciones para evitar errores de validación y problemas operativos:

  • Los prefijos deben contener solo letras.
    Evita usar números o caracteres especiales, ya que pueden generar errores de validación.

  • No repitas el mismo prefijo para distintos tipos de documentos.
    Ejemplo incorrecto:

    • EA Facturación electrónica
    • EA Talonario o papel
    • EA Documento soporte

Cada tipo de documento debe tener su propio prefijo.

  • Solicita una numeración amplia.
    Es recomendable pedir rangos grandes de numeración para evitar que la resolución se agote constantemente y se interrumpa la operación.

🛒 Ventas​

¿Qué es el número de auditoría?

El número de auditoría es un código alfanumérico que identifica una venta dentro del sistema, normalmente luce así: (010101-0124-0006) y se compone de:

  1. (010203): Empresa: 01 - Centro de costos: 02 - Terminal: 03.
  2. (0124): Fecha (mes-día): Mes: 01, Día: 24.
  3. (0006): Número de registro interno en Delfín Software.
¿Cómo crear un cliente?

Existen dos formas de crear un cliente en Delfín Software:

Forma 1: Desde el menú

Ruta: Archivo → Maestros → Clientes

  1. Se abrirá una ventana para ingresar la información del cliente.
  2. Completa los campos requeridos (los marcados con (*) son obligatorios).
  3. Presiona Guardar.
  4. Finalmente, presiona Salir.

Forma 2: Desde la ventana de ventas

  • Presiona [Ctrl] + [Q] desde la ventana de ventas.
  • Se abrirá el formulario de creación de cliente.
  • Completa la información y guarda el registro.

Creación automática de clientes (versiones 9.0.2 en adelante)

A partir de la versión 9.0.2, Delfín Software puede crear clientes automáticamente al momento de generar una factura electrónica, cumpliendo con la normativa DIAN (Resolución N.º 000202 del 31 de marzo de 2025), siempre que:

  • Sea una factura electrónica de contado.
  • El cliente no exista previamente en Delfín Software.
  • El número de identificación ingresado exista en los registros de la DIAN.
nota

Esta funcionalidad facilita el proceso de facturación y evita interrupciones en la venta cuando el cliente no está registrado previamente.

¿Cómo desactivar un cliente?

Ruta Archivo → Maestros → Clientes O presiona [Ctrl] + [Q] desde el módulo de ventas.

Pasos

  1. En el campo Identificación, digita el NIT o CC del cliente.
    • También puedes presionar [Ctrl] + [B] para buscarlo.
  2. Ubica el campo Activo.
  3. Cambia el valor a No.
  4. Presiona Guardar para finalizar.

Campo Activo en No para desactivar cliente

¿Cómo imprimir en formato media carta?

Por defecto todos los informes se generan en formato carta. Para cambiar un informe a media carta, sigue cuidadosamente las instrucciones a continuación.

Requisitos:

  • Tener configurada por defecto la impresora Microsoft Print to PDF dentro del sistema operativo.
  • Tener privilegios de administrador en el equipo.

Pasos:

  1. Permitir que la impresora use tamaños personalizados

    • Abra el editor del Registro de Windows.
    • Reemplace la ruta con Equipo\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Print\Printers\Microsoft Print to PDF y presione Enter.
    • Busque el valor de PrintQueueV4Driver. Tome nota del valor de la entrada. Registro
    • Abra el Explorador de archivos y reemplace la ruta actual con C:\Windows\System32\spool\V4Dirs\ y presione Enter.
    • Busque y abra el directorio que coincide con la entrada del Registro identificada anteriormente.
    • Haga una copia de los archivos dentro. Debería haber por lo menos dos archivos .gpd. Carpeta
    • Abra Notepad con privilegios de administrador y edite cada uno de los archivos .gpd que posea un archivo .BUD con el mismo nombre.
    • Busque *DefaultOption: LETTER dentro del documento.
    • Inserte el siguiente contenido debajo de la línea anterior: 
      *Option: CUSTOMSIZE
      {
      *rcNameID: =USER_DEFINED_SIZE_DISPLAY
      *MinSize: PAIR(936000, 1332000)
      *MaxSize: PAIR(5346000, 7560000)
      *MaxPrintableWidth: 5346000
      }
      Archivo
    • Guarde y cierre.

  2. Cree un tamaño personalizado dentro de la configuración de la impresora

    • Abra la configuración de impresoras del sistema.
    • Búsque y abra las propiedades del Servidor de impresión. Servidor de impresión
    • Seleccione una plantilla existente y marque Crear un nuevo formulario.
    • Reemplace el nombre del formulario con un nombre significativo (Ej. Media Carta).
    • Ajuste las dimensiones de la página a 21,59cm x 13,97cm, manteniendo los márgenes en cero.
    • Haga clic en Aceptar.
    • Reinicie el computador para que los cambios surtan efecto.

  3. Asigne el tamaño personalizado al informe

    • Abra el informe que desea modificar desde Utilidades.exe.
    • Vaya al menú Informe -> Propiedades.... Propiedades del informe
    • Haga clic en Configurar página y seleccione el tamaño que creó (Ej. Media Carta). Tamaño personalizado
    • Guarde los cambios realizados en el informe.
    • Imprima los documentos (Ya deben salir con el nuevo formato).
¿Cómo buscar un producto?

Puedes buscar un producto desde cualquier módulo de Delfín Software siguiendo estos pasos:

Pasos

  1. Presiona [Ctrl] + [B] estando ubicado en el campo de producto.
  2. Se abrirá la ventana Consulta de productos.
  3. En el campo “Escriba la palabra o dato que desea buscar”, ingresa el término y presiona [Enter].
nota

Para buscar en toda la descripción, escribe [*] antes de la palabra. Ejemplo: *Salsa

  1. El sistema mostrará todas las coincidencias encontradas.
  2. Selecciona el producto con las flechas del teclado o con el mouse y haz clic en Seleccionar.
  3. Presiona [+] para registrar el producto en la transacción.

Opciones de búsqueda adicionales

  • Puedes buscar por referencia del producto.
  • También puedes buscar por atributos del producto (según configuración).

Buscar

¿Cómo registrar un producto por Código PLU?

¿Qué es el código PLU?
Es el número único de identificación del producto dentro del sistema.

Debes estar ubicado en la ventana de Ventas.

Pasos

  1. Una vez identificado el código PLU, escríbelo en el campo Producto.
  2. Presiona la tecla [+] para registrar el producto.

Registrar Producto

¿Cómo registrar un producto por Código de Barras?

El código de barras es una combinación de líneas y un número (generalmente de 13 dígitos) impreso en los productos.

Existen dos formas de registrar un producto usando este método:

1. Escaneando el código de barras

  1. Ubica el código de barras impreso en el producto.
  2. Pásalo por el lector o escanéalo con la pistola.
  3. El sistema registrará el producto automáticamente.

Barras Producto

2. Digitando el número del código de barras

  1. Ubica el código de barras impreso en el producto.
  2. Identifica el número correspondiente.
  3. Escribe ese número en el campo Producto.
  4. Presiona [Enter] para registrar el producto.

Barras Producto

¿Cómo se asigna la cantidad a un producto dentro de la venta?

Debes estar ubicado en la ventana de Ventas.

Formas de asignar la cantidad

Puedes hacerlo de tres maneras:

  • Usando el mouse o pantalla táctil
    Haz clic en los botones [+] o [-] para aumentar o disminuir la cantidad del producto.

  • Usando el teclado
    En el campo Producto, digita la cantidad en el teclado numérico seguida de la tecla [*].
    Ejemplo: [4] + [*]

  • Usando báscula integrada
    Si tienes una báscula conectada al sistema:

    1. Coloca el producto sobre la báscula.
    2. Presiona el icono de Báscula o la tecla [/] para capturar el peso.

Luego, registra el producto para que se asigne la cantidad correspondiente.

Cantidad

¿Cómo eliminar una ítem o producto de una venta?
  1. Utiliza el mouse o las teclas direccionales para ubicar la línea que deseas eliminar.
  2. Presiona la tecla [F5]. Se mostrará un cuadro de confirmación.
  3. Selecciona Sí para eliminar el producto.
important

Si eliminas el producto por error, debes volver a ingresarlo manualmente, ya que la eliminación es inmediata.

nota

Este comando funciona en todos los módulos.

Eliminar Producto

¿Cómo aplicar un descuento a un producto?

Debes estar ubicado en la ventana de Ventas.

Pasos

  • 1. Primero, registra el producto.
  • 2. Posiciona el cursor sobre el producto:
    • Haz clic sobre él, o
    • Usa las flechas direccionales del teclado y presiona [↑] (arriba).
  • 3. Presiona la tecla [F11].
  • 4. Se abrirá una ventana con la información del producto, donde encontrarás los campos:
    • Porcentaje
    • Valor
  • 5. Ingresa el porcentaje o el valor del descuento y presiona [Enter].
  • 6. Para finalizar, presiona nuevamente [Enter].

El producto aparecerá en color rojo, indicando que tiene un descuento aplicado.

Descuento Producto

¿Cómo consultar una venta?

Debes estar ubicado en la ventana de Ventas.

Pasos

  1. Presiona simultáneamente las teclas [Ctrl] + [F12].
  2. Se abrirá una ventana llamada Consulta de ventas.
  3. Ingresa el número de la terminal en la que deseas consultar la venta.
  4. Completa los campos requeridos:
    • Mes
    • Día
    • Conse (número consecutivo de la auditoría)
  5. Presiona el botón Buscar para visualizar la información.
nota

Si dejas uno o más campos en blanco, el sistema mostrará todos los registros disponibles según el criterio ingresado.

Buscar Ventas

¿Cómo anular o inhabilitar una venta?

Debes estar ubicado en la ventana de Ventas.

Para anular una venta, es necesario conocer el número de la auditoría.

Si no tienes la factura a la mano, primero consulta: ¿Cómo consultar una venta?

Pasos

  1. Presiona la tecla [E].
  2. Se abrirá una ventana solicitando el número de auditoría.
  3. Por defecto, el sistema mostrará:
    • La terminal en la que iniciaste sesión
    • El mes y día actual (MMDD)
  4. Verifica o ajusta los siguientes datos según la factura:
    • Terminal
    • Mes
    • Día
    • Consecutivo
  5. Presiona el botón Guardar.
  6. Aparecerá un cuadro donde debes verificar la información de la factura a anular.
  7. Para finalizar, presiona Aceptar.

El sistema imprimirá una copia de la factura anulada.

precaución

Una factura o documento que ya haya sido validado por la DIAN no puede ser inhabilitado.

Anular Inhabilitar Ventas

¿Cómo imprimir un cuadre de caja?

El cuadre de caja también es llamado Comprobante de informe diario.

Ruta

Reportes → Comprobante de informe diario

Pasos

  1. Se abrirá una ventana con los campos:

    • Empresa
    • Centro de costos
    • Terminal
      (Por defecto aparecerá la información con la que ingresaste al sistema)

  2. En los campos Fecha inicial y Fecha final, selecciona el rango de fechas u horas a consultar.

  3. En el campo Detallar impuestos, puedes elegir si deseas visualizar la información de impuestos en el reporte.

  4. Presiona el botón Guardar.

  5. Se abrirá una ventana con los dispositivos disponibles para visualizar o imprimir el informe.

  6. Selecciona el dispositivo de tu preferencia y presiona Aceptar.

Ventana de informe diario - Cuadre de caja

¿Cómo consultar un precio de venta?

Debes estar ubicado en la ventana de Ventas.

Pasos

  1. Si el producto tiene código de barras, presiona [F12] y pásalo por el lector. Consultar Precio de Venta
  2. Si el producto no tiene código de barras, presiona [Ctrl] + [B] para buscarlo.
  3. Selecciona el producto y presiona [Enter].
  4. En la parte inferior de la pantalla podrás ver el precio de venta.
nota

Al desplegar la casilla del producto, podrás visualizar otros precios, existencias y estado del producto.

Consultar Precio de Venta

¿Cómo agregar observaciones al finalizar una venta?

Para habilitar y utilizar las observaciones en una venta, primero debes activar la opción en la terminal.

Configuración previa

Ruta: Archivo → Configuración → Terminales

  1. Ingresa el número de la terminal (ejemplo: 010101).
  2. Presiona [Enter].
  3. Ve a la pestaña Ventas.
  4. Activa el checkbox Ingresar observaciones al finalizar la factura.
  5. Presiona Guardar y luego Salir.

Configurar observaciones

Uso durante la venta

Una vez activada la opción:

  • Al finalizar una venta, el sistema mostrará un recuadro donde podrás ingresar los comentarios.
  • Estas observaciones se verán reflejadas en la factura.
nota

Si no se activa esta opción en la terminal, el sistema no mostrará el campo de observaciones al finalizar la venta.

Configurar observaciones

¿Cómo reimprimir una venta?

Debes estar ubicado en la ventana de Ventas.

Opción 1: Con número de auditoría

Debes tener el número de auditoría a la mano.

  1. Presiona la tecla [R].
  2. Se abrirá la ventana Reimprimir factura.
  3. Digita el número de auditoría correspondiente.
  4. Presiona Guardar.

El sistema imprimirá la factura.

Reimprimir factura

Opción 2: Sin número de auditoría

  1. Presiona simultáneamente [Ctrl] + [F12].
  2. Se abrirá la ventana Consulta de ventas.
  3. Ingresa el número de la terminal.
  4. Completa los campos:
    • Mes
    • Día
    • Conse (número consecutivo de la auditoría)
  5. Presiona Buscar.
  6. Selecciona la venta:
    • Haz clic sobre ella, o
    • Usa las flechas del teclado y presiona [↑].
  7. Presiona la tecla [I] para Imprimir factura.
  8. Se abrirá la ventana Copias:
    • Selecciona la cantidad de copias.
  9. Presiona Aceptar.

El sistema imprimirá la factura seleccionada.

Reimprimir factura

¿Cómo redimir los puntos de un cliente?

Debes estar ubicado en la ventana de Ventas.

Pasos

  1. Presiona [Ctrl] + [P].
  2. Se abrirá la ventana Redención de puntos.
  3. Ingresa el número de documento del cliente:
    • También puedes buscarlo presionando [Ctrl] + [B].
  4. Visualiza los puntos disponibles del cliente.
  5. Ingresa:
    • La observación (opcional).
    • La cantidad de puntos a redimir.
  6. Presiona Guardar.
  7. El sistema imprimirá un comprobante de redención de puntos.
  8. Luego presiona Salir.

Redención de puntos

💸 Ventas de contado​

¿Cómo finalizar una venta de contado?

Debes estar ubicado en la ventana de Ventas.

Pasos

  1. Registra los productos a vender.
  2. Presiona la tecla [F9] para abrir la ventana de Medio de pago.
  3. En el campo Pago, ingresa el valor recibido y presiona [Enter].
  4. En el campo Medio de pago, escribe las iniciales del medio de pago.
    • Si el pago es en efectivo, puedes dejar este campo vacío y el sistema lo tomará como efectivo.
  5. Presiona [Enter] o haz clic en Confirmar pago.

El sistema imprimirá la factura.

Resultado

  • En la factura y en pantalla, el campo Cambio mostrará el dinero que debe devolverse al cliente.

Medio de pago

¿Cómo hacer un descuento total a una venta de contado?

Debes estar ubicado en la ventana de Ventas.

Pasos

  1. Registra los productos a vender.
  2. Presiona la tecla [F9] para abrir la ventana de Medio de pago.
  3. Luego presiona la tecla [F11].
    • Se abrirá la ventana Descuento en el total de la venta.
  4. Ingresa el descuento:
    • Porcentaje, o
    • Valor (este valor incluye impuestos).
  5. Presiona [Enter] para aplicar el descuento.
  6. Para finalizar la venta:
    • Indica el medio de pago.
    • Presiona nuevamente [Enter].

El sistema imprimirá la factura con el descuento aplicado.

Nota

  • Si el pago es en efectivo, puedes simplemente presionar [Enter] nuevamente sin ingresar un medio de pago.
  • El descuento aplicado afectará el total de toda la factura.

Descuento total en la venta

¿Puedo finalizar ventas con dos o más medios de pago?
  1. Registra los productos.
  2. Presiona [F9].
  3. Se abrirá una ventana con el saldo y medios de pago.
  4. Digita el primer valor a cancelar.
  5. En Medio de pago, ingresa las iniciales del medio (Ej. "CH" para cheque).
  6. Repite el proceso con los demás medios hasta completar el total.

NOTA: Si pagas con tarjeta, primero realiza el proceso en el datáfono y luego finaliza en Delfín.

¿Puedo asignar una cliente a una venta de contado?

Debe estar en la ventana de Ventas:

  1. Registra los productos.
  2. Presiona [F9].
  3. Antes de finalizar, presiona [C].
  4. Digita el “Nit o CC” del cliente o búscalo con [Ctrl]+[B].
  5. Presiona [Enter] para asignar el cliente.

💳 Ventas a crédito​

¿Cómo se crea una venta a crédito?

Debe estar en la ventana de Ventas:

  1. Registra los productos.
  2. Presiona [F2].
  3. Digita el “Nit o CC” del cliente o búscalo con [Ctrl]+[B].
  4. Si deseas cobrar cuota inicial, usa Cuota inicial por porcentaje o Valor cuota inicial.
  5. En Periodo de pago, elige el tiempo (Ej. Semanal).
  6. Selecciona el número de cuotas.
  7. Opcional: completa Financiación, Días de gracia, Días especiales.
  8. En Número de copias, elige cuántas deseas.
  9. Presiona [Guardar] para finalizar.
¿Cómo hacer un descuento total a una venta a crédito?

Debe estar en la ventana de Ventas:

  1. Primero, sigue los pasos de una venta a crédito.
  2. En el proceso, ubíquese en el campo Financiación y presione la tecla [F11] donde podrá digitar el porcentaje o valor de descuento y presiona la tecla [Enter].
  3. Para finalizar, presione en [Guardar].

NOTA: Si no sabe cómo realizar una venta a crédito, pregúntame primero "Cómo realizar una venta a crédito".

¿Cómo asignar un abono a un crédito?

Debe estar en la ventana de Ventas:

  1. Presiona [F3].
  2. Elige si abonas a una factura o todas.
  3. Digita la cédula del cliente o búscalo con [Ctrl]+[B].
  4. Si es una factura, selecciona la factura, digita el valor y haz clic en [Agregar].
  5. Presiona [Guardar].
  6. Repite si deseas abonar a más facturas.
  7. Si es a todas, digita el valor total y presiona [Guardar].
¿Cómo consultar el número de un abono?

Ruta: Consultas >> Cuentas por cobrar

  1. Digita el documento del cliente o búscalo con [Ctrl]+[B].
  2. Presiona [Guardar].
  3. Visualiza las facturas del cliente.
  4. Ubícate en la factura y presiona [F3].
  5. Verás los abonos.
  6. Para imprimir, selecciona el abono y presiona [i].
¿Cómo anular un abono de un cliente?

Debe estar en la ventana de Ventas:
(Necesitas el número del recibo)

  1. Presiona [Ctrl]+[A].
  2. Digita el número de la terminal y del recibo.
  3. Presiona [Guardar].
  4. Confirma con [Aceptar] y se imprimirá una copia.
¿Dónde se puede visualizar cuanto debe un cliente?

Ruta: Reportes >> Cartera >> Cuentas por cobrar

  1. Digita la terminal si es necesario.
  2. En NIT, escribe el documento del cliente o búscalo con [Ctrl]+[B].
  3. En Fecha, selecciona "Fecha corte".
  4. Presiona [Guardar].

NOTA: La fecha de corte muestra los créditos desde el más antiguo hasta la fecha final.

🕒 Ventas en espera o congeladas​

¿Qué es una venta congelada o venta en espera?

Venta en espera o venta congelada es aquella venta que se puede dejar en pausa y terminar después.

Existen 4 tipos de venta en espera:

  1. Por cliente: cuando el cliente se ausenta y se debe pausar la venta.
  2. Por vendedor: cuando la venta está asignada a un vendedor y se pausa.
  3. Por mesa (Restaurantes): se asigna a una mesa y se termina cuando se pide la cuenta.
  4. Por habitación (Hospedaje): se registran los gastos del huésped y se cancela al finalizar la estadía.

NOTA: Cambiar de usuario en la terminal no afecta las ventas en espera, ya que están ligadas al vendedor.

¿Cómo crear una venta en espera (Cliente)?

Debe estar en la ventana de Ventas:

  1. Primero, debe registrar los productos para la venta.
  2. Presione la tecla [C] o haz clic sobre el icono [Congelar cliente], se abrirá una ventana solicitando el número de documento.
  3. Digita el número de documento del cliente o presiona [Ctrl]+[B] para buscarlo.
  4. Una vez elija el cliente, presione [Aceptar] y se pondrá en blanco el recuadro, indicando que la venta está congelada y podrá continuar vendiendo sin problema.

Nota: Se pueden tener varias cuentas congeladas de un mismo cliente.

¿Cómo crear una venta en espera (Vendedor)?

Debe estar en la ventana de Ventas:

  1. Registre los productos para la venta.
  2. Presione la tecla [D], se abrirá una ventana solicitando el código del vendedor, o búsquelo con [Ctrl]+[B].
  3. Una vez elija el código del vendedor, presione [Aceptar]. El recuadro se pondrá en blanco, indicando que la venta está congelada.

Nota: Se pueden tener varias cuentas congeladas de un mismo vendedor.

¿Cómo crear una venta en espera (Mesa)?

Debe estar en la ventana de Ventas:

  1. Registre los productos para la venta.
  2. Presione la tecla [Z] o haz clic sobre el icono [Congelar Mesa].
  3. Ingrese el número de mesa o búsquelo con [Ctrl]+[B].
  4. Presione [Aceptar] y el recuadro se pondrá en blanco, indicando que la venta está congelada.
¿Cómo crear una venta en espera (Habitación)?

Debe estar en la ventana de Ventas:

  1. Registre los productos para la venta.
  2. Presione la tecla [S] o haz clic sobre el icono [Congelar Habitación].
  3. Ingrese el número de habitación o búsquelo con [Ctrl]+[B].
  4. Presione [Aceptar] y el recuadro se pondrá en blanco, indicando que la venta está congelada.
¿Cómo buscar venta en espera?

Debe estar en la ventana de Ventas:

Existen 4 tipos de ventas en espera y cada una tiene un comando para ingresar a la lista correspondiente:

Venta en espera (Cliente)​

  • Presione la tecla [F4] o haz clic sobre el ícono [Descongelar cliente]

Venta en espera (Vendedor)​

  • Presione la tecla [F8] o haz clic sobre el ícono [Descongelar vendedor]

Venta en espera (Mesa)​

  • Presione la tecla [F6] o haz clic sobre el ícono [Descongelar mesa]

Venta en espera (Habitación)​

  • Presione la tecla [F4] o haz clic sobre el ícono [Descongelar habitación]

Sin importar el tipo de venta, se abrirá una ventana con las ventas en espera actuales.

  1. Seleccione la venta deseada y presione [Aceptar], el sistema mostrará la información de dicha venta.
  2. Podrá seguir con la venta o finalizarla si así lo desea.

📄 Notas crédito​

¿Cómo hacer una nota crédito?

Debe estar en la ventana de Ventas:

  1. Presione sobre el icono para visualizar las Notas crédito, o presione simultáneamente las teclas [Ctrl]+[N].
  2. Ubique el cursor sobre el campo Tipo y defina si va a hacer la nota crédito POR PRODUCTO o POR VALOR.
  3. En el campo Identificación escriba el documento del cliente, o presione simultáneamente las teclas [Ctrl]+[B] para buscarlo.
  4. Presione [Enter] para validar la información.
  5. Si eligió la opción POR PRODUCTO, funciona de la misma forma que una venta:
  • Digita las cantidades y presiona [*].
  • Registra el producto seguido de la tecla [+] o puede pasar el código de barras por el lector.
  1. Si eligió la opción POR VALOR, solo debe digitar el valor correspondiente de la nota crédito.
  2. Para finalizar, presione en [Guardar].

NOTA: La nota crédito se puede cruzar con una cuenta de cobro activa o dejar el saldo a favor.

¿Cómo consultar notas crédito?

Ruta: Consultas >> Notas crédito

  1. El sistema mostrará un recuadro con todas las notas crédito.
  2. En el campo Cliente, escriba el nombre o "CC", o búsquelo con [Ctrl]+[B].
  3. La columna A favor mostrará los saldos no utilizados.
¿Cómo anular una nota crédito?

Debe estar en la ventana de Ventas:

  1. Presione [Ctrl]+[N].
  2. En el campo Número, escriba el número de la terminal y consecutivo de la nota crédito.
  3. Presione [Eliminar].
  4. Confirme la eliminación presionando [Sí].
¿Cómo reimprimir una nota crédito?

Debe estar en la ventana de Ventas:

  1. Presione [Ctrl]+[N].
  2. Ingrese el número de la terminal (Ej: 010101) y el número consecutivo de la nota crédito.
  3. Presione [Imprimir].
  4. Confirme la reimpresión presionando [Sí].

💰 Otros ingresos y egresos​

¿Cómo realizar un egreso de dinero?

Debe estar en la ventana de Ventas:

  1. Presiona [Ctrl]+[O].
  2. Elige "Otros egresos" y presiona [Enter].
  3. Digita el valor en Egresos por un valor de.
  4. Selecciona el motivo del egreso.
  5. Verifica que Total pago coincida con el valor.
  6. Selecciona el medio de pago.
  7. Presiona [Enter] y luego [Guardar].
¿Cómo realizar un ingreso de dinero?

Debe estar en la ventana de Ventas:

  1. Presiona [Ctrl]+[O].
  2. Elige "Otros ingresos" y presiona [Enter].
  3. Digita el valor en Ingresos por un valor de.
  4. Selecciona el motivo del ingreso.
  5. Verifica que Total pago coincida con el valor.
  6. Selecciona el medio de pago.
  7. Presiona [Enter] y luego [Guardar].
¿Dónde se configuran los tipos de ingresos?

Ruta: Archivos >> Maestros >> Otros ingresos

  1. El campo Código se genera automáticamente.
  2. En Descripción, escribe el tipo de movimiento (Ej. préstamo).
  3. Opcional: activa Solicitar identificación y Ingresar observaciones.
  4. Presiona [Guardar].
¿Cómo anular ingresos o egresos?

Ruta: Movimientos >> Ventas

  1. Presiona [Ctrl]+[O].
  2. Selecciona el movimiento y presiona [Enter].
  3. Ve a la pestaña Examinar/Eliminar.
  4. Digita la Terminal y el Número.
  5. Ajusta las fechas si es necesario.
  6. Selecciona el tipo de movimiento.
  7. Presiona Buscar.
  8. Selecciona el movimiento y presiona [F5].
  9. Confirma con [Sí]. El movimiento aparecerá en rojo.
¿Cómo generar un reporte de ingresos/egresos?

Ruta: Reportes >> Otros ingresos y otros egresos >> Movimientos

  1. Selecciona el tipo de movimiento.
  2. Ajusta las fechas.
  3. Completa los campos adicionales si lo deseas.
  4. Presiona [Guardar].
  5. En la ventana emergente, selecciona [Aceptar] para ver el reporte.

🧑‍💼 Comisiones y vendedores​

¿Cómo crear un vendedor?

Ruta: Archivo >> Maestros >> Vendedores >> Vendedores

  1. En el campo Código, asigna un número
  2. Llene los campos necesarios (los marcados con (*) son obligatorios)
  3. Presione [Guardar]
  4. Para cerrar la ventana presione [Salir]
¿Cómo asignar comisiones?

Ruta: Archivo >> Maestros >> Vendedores >> Comisiones

  1. En Código, ingresa el número del vendedor
  2. En Concepto, asigna el tipo de comisión
  3. Asigna el rango de valores
  4. Presiona [Guardar]
  5. Presiona [Salir]

Luego, asigna la comisión al vendedor:

Ruta: Archivo >> Maestros >> Vendedores >> Vendedores

  1. En Código, ingresa el número del vendedor y presiona [Enter] o [Ctrl]+[B]
  2. Presiona [Agregar] y elige la comisión
  3. Presiona [Guardar]
  4. Presiona [Salir]

📋 Cotizaciones​

¿Cómo realizar una cotización?

Debe estar en la ventana de Cotizaciones:

  1. En Producto, ingresa el número y pasa a Cantidad con [(*)].
  2. Registra o busca el producto con [Ctrl]+[B] y presiona [+].
  3. Presiona [F9] para finalizar.
  4. Confirma con [Aceptar].
  5. Si deseas modificar el valor, digítalo y presiona [Enter].
  6. Para asignar a un cliente, presiona [Aceptar].
  7. Se abrirá una ventana con la información.
  8. Haz clic en Imprimir para generar el documento.
¿Cómo reimprimir una cotización?

Debe estar en la ventana de Cotizaciones:

  1. Presiona [R].
  2. Selecciona la cotización y presiona [Shift]+[R].
  3. Se abrirá la información.
  4. Haz clic en Imprimir.