Generales

A continuación se van a describir las respuestas a algunas de las preguntas mas comunes acerca de la configuración de Delfín Software.

🖥️ Red / Estaciones de trabajo

¿Qué tipo de red debo tener para un buen funcionamiento de Delfín Software?

Para garantizar un funcionamiento estable y óptimo de Delfín Software, la red debe ser obligatoriamente cableada y cumplir con las siguientes condiciones:

• La conexión entre los equipos debe realizarse por cable de red UTP, Categoría 5e o superior.
• Los equipos deben conectarse mediante un switch de red base 1000 (1 Gbps).
• Todos los equipos (servidor, estaciones de trabajo, cajas e impresoras) deben estar dentro de la misma red local.

nota

Esta configuración puede ser realizada por tu técnico de confianza.

¿Puedo usar Wi‑Fi con Delfín Software?

No es lo recomendado.

Delfín Software está diseñado para operar en un entorno cliente–servidor sobre una red local cableada (LAN), lo que garantiza mayor estabilidad y rendimiento.

Uso de Wi‑Fi

El uso de Wi‑Fi aumenta significativamente el riesgo de:

• Caídas inesperadas de la aplicación
• Lentitud en las cajas
• Bloqueos durante procesos críticos como facturación o cierre de caja
• Inconsistencias en archivos y datos compartidos
• Pérdida de información
• Posibles daños en la base de datos

¿Qué es el Fin Día?

El Fin Día es un proceso del sistema que realiza una copia de los archivos maestros del servidor y los replica en los equipos terminales.

Este procedimiento garantiza que cada terminal cuente con la información actualizada necesaria para operar correctamente, en eventualidades como fallos de red o desconexiones temporales del servidor.

¿Cuándo se debe ejecutar el Fin Día?

El Fin Día debe ejecutarse mínimo una (1) vez al día, antes de apagar el equipo.

No obstante, se recomienda ejecutarlo varias veces durante el día, ya que los archivos maestros pueden cambiar constantemente, por ejemplo:

• Actualización de precios de venta.
• Cambios en productos, clientes u otras maestras.

Ejecutar el Fin Día con frecuencia garantiza que los equipos terminales tengan siempre la información actualizada. Este procedimiento es especialmente importante porque:

Asegura que, ante una desconexión del servidor, el sistema pueda operar en modo fuera de línea. Los precios y archivos maestros estarán disponibles y actualizados en las terminales, evitando inconsistencias en la operación.

¿Qué significa ‘Trabajando fuera de línea’?

Tu caja no está conectada al servidor. Puedes realizar ventas con funciones limitadas; sin embargo, posteriormente debes consolidar para sincronizar las ventas con el servidor.

¿Puedo vender mientras el servidor está caído?

Sí, en modo fuera de línea. Al restablecer conexión, consolida. Evita hacer compras o procesos administrativos en ese modo.

¿Qué operaciones puedo hacer fuera de línea?

Operaciones que sí se pueden realizar fuera de línea.

• Ventas de contado
• Ventas a crédito
• Notas crédito
• Abonos a créditos
• Recogidas
• Cuadre de caja

¿Qué operaciones no puedo hacer fuera de línea?

Estas operaciones requieren conexión al servidor:

• Realizar compras y movimientos de inventario centralizados
• Realizar pedidos
• Consultar reportes consolidados de toda la empresa
• Trabajo simultáneo multi‑caja en tiempo real

¿Cómo vuelvo a conectar la terminal al servidor?

1. Verifica que el cable de red esté bien conectado tanto en la terminal como en el servidor.
2. En Windows, comprueba que tienes acceso a la Red.
3. En la terminal, revisa si tienes acceso a la carpeta compartida del servidor.
4. En la terminal de Delfín, ejecuta el archivo Path.exe (ubicado en la carpeta de instalación) y verifica que la configuración apunte a la carpeta compartida correcta del servidor.

¿Cómo consolidar ventas cuando vuelvo de ‘fuera de línea’?

Cuando una terminal ha trabajado sin conexión y vuelve a estar en línea con el servidor, debes consolidar la información siguiendo estos pasos:

1. Desde la terminal que trabajó fuera de línea, verifica que ya tenga conexión con el servidor.
2. Ingresa al menú Herramientas >> Consolidar información.
3. Selecciona el rango de fechas correspondiente al periodo en el que se trabajó fuera de línea.
4. Ejecuta el proceso de consolidación.
5. Una vez finalizado, valida la información en los Reportes, asegurándote de que las ventas se reflejen correctamente en el servidor.

Importante

Si cuentas con varias terminales que trabajaron fuera de línea, este procedimiento debe realizarse en cada una de ellas.

precaución

Es fundamental identificar la fecha exacta desde la que trabajaste fuera de línea, ya que de lo contrario podrían quedar ventas sin consolidar en el servidor.

¿Por qué me pide consolidar sin haber trabajado ‘fuera de línea’?

Esto puede ocurrir si Delfín Software se cerró de forma abrupta o si se presentó un microcorte eléctrico o de red durante la operación.

Para solucionarlo:

1. Ejecuta el proceso de Fin de día.
2. Luego realiza la Consolidación de información para limpiar posibles pendientes.

¿Qué pasa si en una estación de trabajo veo información distinta?

Lo más probable es que la estación esté trabajando con una base de datos diferente a la del servidor.

Para corregirlo:

1. En la estación de trabajo, ejecuta el archivo Path.exe.
2. Verifica que la ruta configurada apunte correctamente a la carpeta DbfRed del servidor.
   Guarda los cambios y reinicia Delfín Software.

Mi dirección IP cambia cada vez que reinicio, ¿qué hago?

Debes configurar una IP fija tanto en el servidor como en las terminales para evitar problemas de conexión con Delfín Software.

Pasos generales:

1. En cada equipo, configura una IP estática desde: Centro de redes → Cambiar configuración del adaptador → Propiedades → IPv4.
2. Asegúrate de que las direcciones IP estén dentro del mismo rango de red.
3. Si el servidor cambia de IP, ingresa a Delfín Software y actualiza la IP en la configuración de Empresas, si aplica.

nota

Esta configuración puede ser realizada por tu técnico de confianza.

¿Qué es SMB y por qué importa?

SMB (Server Message Block) es un protocolo de red que permite compartir archivos, carpetas, impresoras y otros recursos entre computadores dentro de una red local (LAN). Es el protocolo estándar utilizado por Windows para el acceso a archivos compartidos en un entorno cliente–servidor.

En Delfín Software, SMB es fundamental porque:

• Permite que las terminales (clientes) accedan a los archivos y bases de datos ubicados en el servidor.
• Garantiza la lectura y escritura correcta de la información en tiempo real.
• Es la base para el correcto funcionamiento de procesos críticos como ventas, facturación, cierres de caja y reportes.

Importancia de SMB en Delfín

Delfín Software depende de una comunicación estable mediante SMB. Por esta razón, se recomienda utilizar una red local cableada (LAN) y evitar conexiones inestables como Wi‑Fi, ya que pueden afectar la integridad de la información.

¿Cómo se revisar la estabilidad de la red?

Abre una ventana de Simbolo del sistema y ejecuta el comando ping -t IPServidor por 2–3 min. Si hay pérdidas o latencias de tres dígitos, llama a tu técnico de red.

Para validar la estabilidad de la conexión entre las estaciones y el servidor, sigue estos pasos:

1. Abre una ventana del Símbolo del sistema.

2. Ejecuta el siguiente comando:

   ping -t IPServidor

3. Deja la prueba ejecutándose durante 2 a 3 minutos.

4. Analiza el resultado:

   • Si se presentan pérdidas de paquetes o
   • Si la latencia supera los 100 ms (tres dígitos)

   la red no es estable.

   nota

   Esta revisión puede ser realizada por tu técnico de confianza.

¿Puedo cambiar el servidor de PC?

Sí, es posible cambiar el servidor donde está instalado Delfín Software.

Para hacerlo correctamente, ten en cuenta lo siguiente:

1. Realiza un respaldo completo de la información.
2. Instala Delfín Server en el nuevo equipo que funcionará como servidor.
3. Configura una IP fija en el nuevo servidor.
4. Comparte la carpeta correspondiente en red.
5. Reapunta las terminales al nuevo servidor.

Respaldo de información según la versión de Delfín:

• En versiones 8.0.0 en adelante, respalda la carpeta DlpSystems.
• En versiones anteriores a la 8.0.0, respalda la carpeta Inventar.

Estas carpetas se encuentran generalmente en la raíz del disco C: o en la partición donde esté instalado el sistema.

aviso

Se recomienda que este proceso sea realizado por personal capacitado de DLP Systems, para garantizar las buenas prácticas de configuración y evitar pérdida de información.

¿Porqué el switch muestra una luz ámbar (100 Mbps)?

Generalmente, una luz ámbar en el puerto del switch indica que la conexión está operando a 100 Mbps y no a 1 Gbps, lo cual puede deberse a problemas en el punto de red o en el cableado.

Posibles causas y acciones recomendadas:

• El punto de red puede no soportar gigabit.
• El puerto del switch puede estar fallando o limitado.

Para corregirlo:

1. Cambia el cable a otro puerto del switch que funcione a 1 Gbps.
2. Utiliza cables de red Cat5e o Cat6.
3. Verifica que tanto el switch como la tarjeta de red del equipo soporten gigabit.

important

Lo ideal es que toda la red donde opera Delfín Software funcione a 1 Gbps, para garantizar estabilidad y buen rendimiento del sistema.

¿Cómo validar que una tarjeta de red trabaja a 1 Gbps?

Puedes verificar la velocidad de la tarjeta de red directamente desde Windows siguiendo estos pasos:

1. En el equipo, abre el Centro de redes y recursos compartidos.
2. Haz clic en Cambiar configuración del adaptador.
3. Da doble clic sobre la conexión de red activa (Ethernet). . En la ventana de estado, revisa el campo Velocidad.

Si todo está correctamente configurado, la velocidad debe mostrarse como 1,0 Gbps.

precaución

Si la conexión funciona a 100 Mbps, puede afectar el rendimiento de Delfín Software y provocar lentitud o errores en procesos críticos.

🧾 Impresoras / Impresión

La factura no imprime, ¿por dónde empiezo?

Si la factura no imprime, puedes empezar a revisar la situación siguiendo estos pasos y puntos clave extraídos de los casos de soporte:

1. Verificaciones Físicas y Básicas de la Impresora:

   • Estado de la impresora: Asegúrate de que la impresora esté encendida y correctamente conectada a la corriente y al equipo. A veces, el simple hecho de que esté apagada o desconectada impide la impresión.
   • Cableado: Revisa que los cables (USB, red, corriente) estén bien conectados y no presenten daños.
   • Papel: Confirma que la impresora tenga papel y que este esté bien colocado, especialmente si es una impresora de tirilla o etiquetas.
   • Cola de Impresión: Revisa la cola de impresión de Windows. Si hay documentos represados, cancélalos para liberar la impresora y permitir nuevas impresiones.
   • Página de Prueba: Intenta imprimir una página de prueba desde Windows para verificar si la impresora funciona fuera del sistema Delfín. Si no imprime la página de prueba.

2. Configuración de la Impresora en el Sistema Operativo y Delfín:

   • Puerto de la Impresora: Verifica que la impresora esté configurada con el puerto correcto en Windows, ya que a veces se desconfigura o selecciona un puerto que el equipo no reconoce.

   • Impresora Predeterminada: Asegúrate de que la impresora deseada esté establecida como la predeterminada en el Panel de Control de Windows.

   • Configuración en Delfín: Asegúrate de que esté seleccionada la impresora correcta dentro de Delfín Software.

     Puedes revisar esta configuración en:

     • Archivos → Configuración de impresión, y

     • Archivos → Configuración → Terminales.

       Verifica lo siguiente:

     • Que la impresora seleccionada sea la correcta.

     • Que el formato de impresión sea el adecuado (tirilla o carta).

     • Que el destino de impresión no esté configurado solo para visualizar en pantalla.

     nota

     Es común que el sistema esté configurado en formato tirilla y con destino visualizar en pantalla, lo que hace que no se imprima automáticamente.
     Esta opción puede cambiarse para que imprima directamente en la impresora configurada.

   • Controladores (Drivers): Si la impresora no está instalada o está desactualizada, necesitarás instalar o reinstalar sus controladores.

3. Problemas Específicos de Facturación Electrónica (F.E.):

   • Sincronizador (Delfín Sync/Sync DIAN): Para la facturación electrónica, es crucial que el sincronizador (Sync Dian o Delfín Sync) esté ejecutándose correctamente. Si está detenido, debes iniciarlo y verificar su estado.
   • Conexión a DIAN/Proveedor Tecnológico (The Factory): Los problemas de conexión con la plataforma de la DIAN o tu proveedor tecnológico (como The Factory) pueden impedir la emisión y, por ende, la impresión de facturas electrónicas. Revisa si hay contingencias o intermitencias reportadas.

4. Problemas de Formato y Visualización:

   • Información Incompleta/Cortada: Si la factura sale cortada, con asteriscos o información incompleta, puede ser un problema de configuración de reportes o del tamaño de papel. A menudo, se resuelve ajustando el formato del reporte o el tipo de impresora (tirilla vs. carta).

En resumen, los primeros pasos siempre deben ser:

1. Verificar físicamente la impresora (encendida, conectada, papel, cola de impresión).
2. Revisar la configuración de la impresora en Windows y Delfín (puerto, impresora predeterminada, formato).
3. Si es una factura electrónica, asegurarte de que el sincronizador esté activo y que no haya problemas de conexión con la DIAN o tu proveedor tecnológico.

A partir de ahí, la solución dependerá de los síntomas específicos o mensajes de error que se presenten.

¿Cómo imprimir códigos de barra para marcación en góndolas?

Paso 1: Configurar la impresora
Ruta: Archivos >> Configuración de impresión

1. Selecciona la impresora de códigos de barra.
2. Haz clic en [Aceptar].

Paso 2: Imprimir etiquetas
Ruta: Herramientas >> Impresión de códigos de barras

1. Haz clic en Configuración.
2. En la primera línea, verás la ruta de la etiqueta. Haz clic en […] para ubicar la etiqueta (Ej. sticker o cartón).
3. Ve a la pestaña Impresión.
4. Digita la cantidad a imprimir y presiona [*].
5. Busca el producto con [Ctrl]+[B] o escanéalo.
6. Haz clic en [Imprimir] y confirma con Sí.

Nota: La opción de escanear productos para imprimir códigos de barras está disponible desde la versión 6.4.2 en adelante.

¿Cómo configuro el corte automático de la impresora de tirilla?

Para configurar el corte automático de la impresora de tirilla, puede realizar varias acciones, tanto desde la configuración del sistema Delfín o la terminal, como desde las preferencias de impresión de la impresora en el panel de control.

Aquí se detallan los pasos y configuraciones mencionados en las fuentes:

1. Configuración desde el sistema Delfín o la terminal:

• Puede habilitar o inhabilitar la opción de cortar papel directamente desde el sistema Delfín.
• En la configuración de las terminales, se puede habilitar el corte de papel
• Se puede configurar la terminal para que la factura salga directa y sea cortada.
• Para las comandas, se puede configurar la terminal para que corte automáticamente.

2. Configuración desde las preferencias de impresión de la impresora (Panel de Control):

• Se pueden realizar configuraciones de corte desde las preferencias de impresión de la impresora en el panel de control.
• Si el corte de la caja está funcionando incorrectamente, se puede cambiar el corte a "documento" en el panel de control.
• También es posible ajustar la opción de corte de papel para el final del documento directamente desde la configuración de la impresora.

Es importante realizar pruebas de impresión después de cada cambio para asegurar que la configuración sea satisfactoria y que la tirilla se imprima correctamente.

¿Puedo imprimir la factura en tamaño carta y tirilla?

Sí, es posible imprimir la factura tanto en tamaño carta como en tirilla.

1. Configuración desde el sistema Delfín o la terminal:

• Puedes cambiar la configuración de las terminales de "carta" a "tirilla" para que la impresión salga completa.
• Es posible configurar la terminal para que imprima todo en tamaño carta.
• Se pueden configurar las terminales para que la factura salga primero en pantalla, permitiendo al usuario elegir si imprimir o no, y si el reporte es tamaño carta.
• La configuración puede permitir que el usuario escoja la impresora de destino, ofreciendo la opción de imprimir en tirilla o en carta.

En resumen, el sistema ofrece diversas opciones para imprimir facturas en ambos formatos, a través de configuraciones en el software Delfín, en las terminales y en las preferencias de la impresora.

¿Cómo pruebo rápido si el puerto de la impresora está funcionando?

Cambia temporalmente a otro puerto USB/LAN y envía una página de prueba de Windows.

¿Puedo forzar impresión en pantalla?

Sí, es posible configurar el sistema para forzar la impresión en pantalla.

1. Configuración en las terminales del sistema Delfín:

• Puedes configurar una terminal para que la factura o la tirilla no se imprima directamente, sino que se muestre en pantalla.
• Esta configuración puede hacerse para que la impresión salga primero en pantalla, permitiendo al usuario decidir si imprimir o no.
• La visualización de la factura en pantalla es un paso que, en algunos casos, puede ser omitido al presionar la tecla ESC si el documento ya se muestra en pantalla antes de imprimir.

En resumen, el sistema Delfín ofrece flexibilidad para controlar la salida de los documentos, permitiendo que las facturas y tirillas se muestren en pantalla antes de ser impresas, lo que puede ser útil para la revisión o para reducir el consumo de papel.

👨‍🔧 Instalación / actualización

¿Delfín puede instalarse en Windows Home?

No es lo recomendado.

Delfín Software está diseñado para operar en entornos cliente–servidor que requieren características propias de ediciones Windows Pro o Windows Server, como una mejor gestión de red, usuarios y recursos compartidos.

precaución

Windows Home presenta limitaciones que pueden afectar la estabilidad y el rendimiento de Delfín Software, especialmente en:

• Acceso a carpetas compartidas
• Permisos de red
• Concurrencia de múltiples terminales

¿En qué equipo debo instalar Delfín Server?

Delfín Server debe instalarse en el equipo con mejores características de hardware, ya que allí se alojan la base de datos y los archivos compartidos del sistema.

Recomendaciones generales para el servidor:

• Mejor procesador disponible.
• Disco duro SSD.
• Memoria RAM de 8 GB o superior.
• Tarjeta de red de 1 Gbps.
• Conectado por red cableada (LAN).
• Configurado con IP fija.

Escenario especial En algunos casos, se recomienda instalar Delfín Server en la caja más utilizada, de forma que, si se presenta una caída de red, este equipo pueda seguir operando normalmente sin necesidad de pasar a “fuera de línea”.

important

El equipo donde se instale Delfín Server debe permanecer encendido durante toda la operación y no debe presentar interrupciones de energía o red.

precaución

Instalar Delfín Server en un equipo con bajo rendimiento, red inestable o sin las especificaciones recomendadas puede generar lentitud, desconexiones y riesgo de pérdida de información.

¿Cuándo conviene usar un servidor dedicado vs una caja?

La decisión depende del tamaño de la operación, la infraestructura de red y la criticidad del negocio.

Servidor dedicado (recomendado en la mayoría de los casos)

Conviene usar un servidor dedicado cuando:

• Hay varias cajas o estaciones de trabajo.
• El negocio tiene alto volumen de ventas.
• Se requiere máxima estabilidad y rendimiento.
• El servidor puede permanecer encendido todo el tiempo.
• La red es estructurada y estable (1 Gbps).

Ventajas:

• Mayor estabilidad del sistema.
• Menor riesgo de bloqueos o lentitud.
• Mejor control de la base de datos y archivos compartidos.
• Ideal para crecer a futuro.

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Caja como servidor (escenario especial)

Puede convenir usar una caja como servidor cuando:

• Es un negocio pequeño o mediano.
• Hay pocas estaciones.
• La caja principal es la más utilizada.
• Se busca que, ante una caída de red, ese equipo pueda seguir operando sin pasar a “fuera de línea”.

Ventajas:

• Continuidad operativa si falla la red.
• Menor dependencia de otra máquina.

precaución

Este escenario solo es recomendable si la caja cumple con las especificaciones técnicas (SSD, 8 GB de RAM o más, red a 1 Gbps) y se usa bajo supervisión técnica.

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Recomendación general

important

Siempre que sea posible, se recomienda usar un servidor dedicado.
El uso de una caja como servidor debe evaluarse caso a caso y configurarse correctamente para evitar riesgos de estabilidad o pérdida de información.

¿Por qué debo usar equipos corporativos para la instalación de Delfín Software?

Porque Delfín Software está diseñado para operar en un entorno empresarial, donde la estabilidad, el rendimiento y la seguridad son críticos.
Los equipos corporativos están pensados para un uso continuo e intensivo, a diferencia de los equipos domésticos o de consumo.

Las principales razones son:

• Mayor estabilidad y durabilidad:
  Los equipos corporativos están fabricados con mejores componentes y sistemas de refrigeración, lo que permite que funcionen largas jornadas sin fallas

• Mejor desempeño en entornos cliente–servidor:
  Delfín depende de acceso constante a archivos y bases de datos por red local. Los equipos corporativos ofrecen un comportamiento más estable en redes LAN empresariales, a diferencia de entornos domésticos pensados para uso ocasional.

• Soporte de hardware y ciclo de vida más largo:
  Los equipos corporativos tienen mayor disponibilidad de repuestos, soporte extendido y modelos más estables en el tiempo, lo que facilita el mantenimiento del sistema.

• Mejor compatibilidad con redes empresariales:
  Están preparados para trabajar con redes cableadas estables, tarjetas de red gigabit y configuraciones continuas de archivos compartidos, indispensables para Delfín Software.

important

El uso de equipos domésticos o de consumo puede generar bloqueos, lentitud, desconexiones de red y riesgo de pérdida de información, especialmente cuando el sistema se utiliza como servidor o en ambientes con varias cajas.

¿Una actualización de versión de Delfín puede borrar información?

No. Puedes estar tranquilo.

Cuando se realiza una actualización de versión de Delfín Software, la información no se borra.
Antes de iniciar cualquier proceso de actualización, se realizan copias de seguridad completas para proteger los datos.

important

El personal de soporte de DLP Systems está capacitado para ejecutar el proceso de actualización siguiendo buenas prácticas, lo que garantiza la integridad de la información en todo momento.

nota

Siempre se recomienda que las actualizaciones de versión sean realizadas por personal autorizado, para asegurar que los respaldos y validaciones se ejecuten correctamente.

🛡️ Seguridad

¿Cómo crear un rol de seguridad?

Ruta: Archivo >> Configuración >> Seguridad >> Roles

1. Se abrirá una ventana con dos campos a llenar.
2. El campo Código lo genera automáticamente el sistema (dejar por defecto).
3. En el campo Descripción escriba el nombre del Rol que se desea crear (Ej. Contador).
4. Presione en [Guardar] y el sistema creará automáticamente un nuevo "Código" para seguir creando Roles.
5. Para finalizar presione en [Salir].

¿Cómo asignar permisos a un Rol?

Ruta: Archivo >> Configuración >> Seguridad >> Permisos

1. En el menú desplegable, seleccione el rol a modificar.
2. En cada pestaña encontrará los menús de Delfín con permisos divididos por secciones.
   Ejemplo: Para evitar que un cajero elimine líneas en la venta, ve a la pestaña de movimientos, despliega ventas y selecciona "eliminar línea de ventas".
3. Repita este paso con todos los permisos necesarios y presione [Guardar].

¿Cómo crear un usuario?

Ruta: Archivo >> Configuración >> Seguridad >> Usuarios

1. Se abrirá una ventana donde deberá diligenciar los campos obligatorios marcados con (*). Los demás campos son opcionales (Identificación, Nombre completo, etc.).
2. Selecciona el rol del usuario a crear (Ej. Cajero, Administrador, etc.) y presione [Guardar].
3. El sistema solicitará ingresar una contraseña de mínimo 4 y máximo 15 caracteres alfanuméricos, distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas.
4. Presione [Aceptar] para finalizar el proceso.

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🎥Video tutorial

Aprenda cómo crear un usuario siguiendo los pasos del tutorial.

¿Cómo cambiar de usuario sin cerrar el sistema?

Para cambiar de usuario hay dos opciones:

1. Dentro del módulo de ventas, presione simultáneamente las teclas [Ctrl]+[U] y saldrá una ventana solicitando la contraseña del nuevo usuario

   Ingrese su contraseña y presione [Aceptar] para ingresar

2. Estando fuera del módulo de ventas o en cualquier otro módulo. En la barra superior de opciones sigue la ruta:
   Archivo >> Cambiar de usuario
   Saldrá una ventana solicitando la contraseña del nuevo usuario
   Ingrese su contraseña y presione [Aceptar] para ingresar.

💰 Impuestos

¿Cómo se aplica el IVA en un producto compuesto?

Si tu producto compuesto lleva al menos un producto con IVA, todos los productos tomarán este IVA.

¿Qué es la retención en la fuente?

“La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos en Colombia, mediante el cual una persona o empresa que realiza un pago descuenta una parte del valor y la entrega directamente a la DIAN, a cuenta de los impuestos que debe pagar quien recibe el ingreso.”

En palabras simples Es un anticipo del impuesto, no un impuesto adicional. Ese valor retenido luego se descuenta en la declaración de impuestos del contribuyente al final del período gravable.

¿Para qué sirve? Su objetivo es que el Estado recaude los impuestos de forma gradual y oportuna, sin tener que esperar hasta el final del año fiscal. Esto está definido en el artículo 367 del Estatuto Tributario.

¿Quién retiene? La persona natural o jurídica que realiza el pago (empresa o independiente) actúa como agente retenedor y tiene la obligación de:

• Practicar la retención
• Declararla
• Consignarla a la DIAN

¿A quiénes se debe retener renta, según el sujeto pasivo?

🧾 Reglas generales (¿A quiénes se debe retener renta, según el sujeto pasivo?)

1. Un No responsable de IVA no hace retenciones.
2. Un Responsable de IVA hace retención a:

• No responsable de IVA
• Responsable de IVA
• Gran contribuyente
• No hace retención a autorretenedor

3. Un Responsable de IVA autorretenedor hace retención a:

• No responsable de IVA
• Responsable de IVA
• Gran contribuyente
• No hace retención a autorretenedor

4. Un Gran contribuyente hace retención a:

• No responsable de IVA
• Responsable de IVA
• Gran contribuyente
• No hace retención a autorretenedor

5. Un Gran contribuyente autorretenedor hace retención a:

• No responsable de IVA
• Responsable de IVA
• Gran contribuyente
• No hace retención a autorretenedor

important

Para aplicar retenciones correctamente, es necesario cumplir con todas las condiciones establecidas por la DIAN, como bases mínimas, conceptos gravados y demás requisitos legales.

¿Qué es el Rete‑ICA?

El Rete‑ICA es la retención en la fuente a título del Impuesto de Industria y Comercio (ICA).
No es un impuesto adicional, sino un mecanismo de recaudo anticipado del ICA que aplican algunos compradores al momento de pagar a sus proveedores.

En la práctica, funciona así:

• Una empresa actúa como agente retenedor.
• Al pagar o registrar una factura de un proveedor, descuenta un porcentaje correspondiente al ICA.
• Ese valor se consigna al municipio.
• El proveedor luego descuenta ese valor cuando declara su ICA municipal.

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Puntos clave del Rete‑ICA

• Aplica sobre actividades industriales, comerciales o de servicios gravadas con ICA.
• Se causa en el momento del pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero.
• Las tarifas y bases varían según el municipio (Bogotá, Medellín, Cali, etc.).
• Solo aplica cuando la operación está sujeta al ICA del mismo municipio.

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Importante tener en cuenta

important

El Rete‑ICA es un impuesto municipal, no administrado por la DIAN.
Cada municipio define quiénes son agentes retenedores, las tarifas y las bases mínimas aplicables.

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Relación con Delfín Software En Delfín Software, el manejo del Rete‑ICA debe configurarse correctamente para:

• Aplicar la retención cuando corresponda.
• Reflejar el valor retenido en los documentos contables.
• Evitar errores en declaraciones municipales.

¿Qué es el INC?

El INC (Impuesto Nacional al Consumo) es un impuesto indirecto en Colombia que grava el consumo final de ciertos bienes y servicios, principalmente la venta de comidas y bebidas preparadas en establecimientos como restaurantes, bares, cafeterías, discotecas y servicios de catering 12.

No es el IVA. Es un impuesto independiente, regulado en los artículos 512‑1 y siguientes del Estatuto Tributario.

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Características principales del INC

• Aplica sobre el consumidor final.
• Se causa al momento del pago del consumo.
• Es un impuesto monofásico: se genera una sola vez.
• No es descontable ni para el cliente ni para el establecimiento.
• No se cobra IVA adicional sobre los servicios gravados con INC.

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¿En qué casos se cobra INC?

El INC se cobra, principalmente, en:

• Restaurantes y cafeterías.
• Bares y discotecas.
• Autoservicios, heladerías, panaderías y pastelerías.
• Servicios de catering y alimentación bajo contrato.
• Consumo en el lugar, para llevar o a domicilio.

Tarifa general:

• 8 % para comidas y bebidas preparadas.

¿Qué es el ICL (Impuesto al Consumo de Licores)?

Es un impuesto al consumo que grava ciertos productos considerados de consumo especial, como los licores, cervezas y cigarrillos.
En Colombia, estos impuestos tienen una naturaleza principalmente departamental y se causan una sola vez en la cadena de comercialización, cuando el producto es producido o importado.

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Impuesto al consumo de licores

• Grava la producción o importación de:
• Licores
• Vinos
• Aperitivos y similares
• Es un impuesto departamental.
• Lo pagan productores e importadores, no el bar o restaurante directamente.
• El impuesto ya viene incluido en el precio del licor que compra el comerciante.
• Es monofásico: se cobra una sola vez en toda la cadena.

Importante:
Los bares, tiendas y restaurantes no declaran este impuesto, solo lo trasladan al precio de venta.

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Diferencia clave con el INC

aviso

El impuesto al consumo de licores, cervezas y cigarrillos NO es el INC.

• El INC grava el servicio de restaurante y bar.
• Este impuesto grava el producto (licor, cerveza o cigarrillo) desde su producción o importación. Ambos pueden coexistir en un bar o restaurante, pero son impuestos distintos.

¿Qué es el impuesto IBUA y el impuesto ICUI?

El IBUA y el ICUI hacen parte de los llamados impuestos saludables en Colombia.
Fueron creados por la Ley 2277 de 2022 (Reforma Tributaria) con el objetivo de desincentivar el consumo de productos ultraprocesados y promover hábitos alimenticios más saludables.

• IBUA (Impuesto a las Bebidas Ultraprocesadas Azucaradas)
• ICUI (Impuesto a los Comestibles Ultraprocesados Industrialmente)

important

El IBUA y el ICUI no los cobra el comercio al consumidor final.
Estos impuestos se pagan en origen (producción o importación) y su valor ya viene incorporado en el precio de los productos.

🛠️ Configuración

¿Cómo crear un medio de pago?

Ruta: Archivo >> Maestros >> Medios de pago >> Medios de pago

1. En el campo “Código” digita dos iniciales del medio de pago Ejemplo:

• TC = Tarjeta Crédito
• TD = Tarjeta Débito
• TR = Transferencia
• EF = Efectivo

2. En la siguiente casilla coloca la descripción
3. En la casilla Codigo DIAN ingrese uno de los siguientes valores:

• 1 - Instrumento no definido
• 10 - Efectivo
• 47 - Transferencia débito bancaria
• 48 - Tarjeta crédito.
• 49 - Tarjeta débito.
• 71 - Bonos
• ZZZ - Acuerdo mutuo

4. Presione en [Guardar] para finalizar

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🎥 Video tutorial

Aprenda cómo crear un medio de pago siguiendo los pasos del tutorial.

¿Cómo editar un medio de pago?

Ruta: Archivo >> Maestros >> Medios de pago >> Medios de pago

1. En el campo Código, presiona el botón Buscar o búscalo con [Ctrl]+[B].
2. Elige el medio de pago y presiona [Seleccionar]
3. En el campo Descripción, digita el nuevo nombre
4. Presiona [Guardar] para finalizar

¿Cómo corregir la identificación de un cliente?

Ruta: Herramientas >> Cambios masivos >> Clientes

1. Digita la identificacion actual del cliente o búscalo con [Ctrl]+[B].
2. En Nuevo Nit/Cédula, digita el nuevo número y confírmalo en el segundo recuadro.
3. Presiona [Aceptar] para finalizar.

NOTA IMPORTANTE:

• Este proceso solo debe realizarse cuando la identificación del cliente esté incorrecta y no se le haya generado ningún documento electrónico (factura electrónica, nota crédito, etc.).
• Si el cliente ya tiene documentos electrónicos emitidos, en este caso, se debe inhabilitar el cliente actual y crear uno nuevo con la identificación correcta.
• Este proceso no aplica cuando se trata de un cambio de razón social del cliente.

¿Cómo corregir la identificación de un proveedor?

Ruta: Herramientas >> Cambios masivos >> Proveedores

1. Digita el Nit actual del proveedor o búscalo con [Ctrl]+[B].
2. En Nuevo Nit/Cédula, digita el nuevo número y confírmalo en el segundo recuadro.
3. Presiona [Aceptar] para finalizar.

NOTA IMPORTANTE:

• Este proceso solo debe realizarse cuando la identificación del proveedor esté incorrecta y no se le haya generado ningún documento electrónico (documento soporte, nota de ajuste, etc.).
• Si el proveedor ya tiene documentos electrónicos emitidos, se debe crear un proveedor nuevo con la identificación correcta.
• Este proceso no aplica cuando se trata de un cambio de razón social del proveedor.

💾 Copias de seguridad

¿Cómo realizar una copia de seguridad manual del sistema?

Este proceso debe realizar desde el "Escritorio" del equipo servidor. Debes tener a la mano una USB, un disco extraíble o espacio en la nube para guardar la información.

1. Busca el icono de Delfín Software, haz clic derecho sobre él y selecciona la opción Abrir la ubicación del archivo.
2. Localiza la carpeta DbfRed y haz clic derecho sobre ella.
3. Selecciona "Copiar" para pegarla en el destino deseado o "Enviar a" para enviarla directamente a la USB o disco extraíble.
4. Este proceso tomará algunos segundos.

NOTA:

Se recomienda crear una carpeta en el destino con nombre identificable.

DLP Systems recomienda realizar una copia de seguridad diaria.

¿Las copias de seguridad de Delfín se pueden guardar en la nube?

Sí, las copias de seguridad de Delfín pueden guardarse en la nube y es una práctica recomendada como respaldo adicional.

Lo ideal es configurar una herramienta de respaldo, como Cobian Backup, para que:

1. Realice primero la copia de seguridad en un medio local (servidor, disco externo o carpeta de respaldo).
2. Al ejecutarse la tarea, direccione o sincronice esa copia hacia un servicio en la nube, como:

• Google Drive
• OneDrive
• Dropbox
• Servidores FTP / almacenamiento remoto

Este enfoque permite contar con una copia externa y segura, protegida ante fallas físicas del equipo o del sitio.

important

No se recomienda ejecutar Delfín ni trabajar directamente sobre carpetas sincronizadas con la nube (por ejemplo, Google Drive u OneDrive), ya que esto puede provocar:

• Bloqueo de archivos
• Inconsistencias de información
• Riesgo de corrupción de datos