Generales

A continuación se van a describir las respuestas a algunas de las preguntas mas comunes acerca de la configuración de Delfín Software.

🖥️ Red / Estaciones de trabajo

¿Puedo usar Wi‑Fi con Delfín Software?

No. Lo recomendado es tener una red cableada siempre que sea posible (switch 1 Gbps). El Wi‑Fi aumenta la probabilidad de caídas y la lentitud del sistema.

¿Qué significa ‘Trabajando fuera de línea’?

Tu caja no está conectada al servidor. Podrás vender con funciones limitadas, pero debes consolidar luego para sincronizar las ventas con el servidor.

¿Puedo vender mientras el servidor está caído?

Sí, en modo fuera de línea. Al restablecer conexión, consolida. Evita hacer compras o procesos administrativos en ese modo.

¿Cómo vuelvo a conectar la terminal al servidor?

1. Verifica que el cable de red esté bien conectado.
2. En Windows, comprueba que tienes acceso a la Red.
3. En Delfín, ejecuta el archivo Path.exe (que se encuentra en la carpeta de instalación) y revisa que la configuración apunte al servidor correcto.

¿Cómo consolidar ventas cuando vuelvo de ‘fuera de línea’?

Entra al menú Herramientas >> Consolidar información, elige el rango de fechas durante el cual trabajaste offline y ejecuta el proceso. Verifica luego los Reportes asegurando que la información esté correcta en el servidor. Si tienes varias terminales, repite este proceso en cada una.

¿Por qué me pide consolidar sin haber trabajado ‘fuera de línea’?

Probablemente cerraste Delfín abruptamente o hubo un micro-corte. Ejecuta Fin de día y consolida para limpiar pendientes.

¿Qué pasa si en una estación de trabajo veo información distinta?

Lo más posible es que estes trabajando con una base de datos distinta. En la estación de trabajo, ejecuta el archivo Path.exe y asegura que la carpeta del servidor este direccionada a la DbfRed del servidor. Corrige y reinicia Delfín.

Mi dirección IP cambia cada vez que reinicio, ¿qué hago?

Configura IP fija en el servidor y en las terminales (Centro de redes > Adaptador > IPv4). Luego en Delfín Software actualiza la IP en la configuración de Empresas si aplica.

¿Qué es SMB y por qué importa?

SMB (Server Message Block) es un protocolo de red que permite compartir archivos e impresoras en una red. Es crucial para que las terminales de punto de venta se conecten al servidor y accedan a la base de datos. Si SMB no está habilitado, las terminales no podrán comunicarse correctamente con el servidor.

¿Cómo se revisar la estabilidad de la red?

Abre una ventana de Simbolo del sistema y ejecuta el comando ping -t IPServidor por 2–3 min. Si hay pérdidas o latencias de tres dígitos, llama a tu técnico de red.

¿Puedo cambiar el servidor de PC?

Sí. Respalda la información, instala Delfín Server en el nuevo servidor, fija IP, comparte carpeta y reapunta las terminales al nuevo servidor.

¿Porqué el switch muestra una luz ámbar (100 Mbps)?

Puedo que esté teniendo problemas con un punto de red. Cambie de puertos el cable a uno que funcione a gigabit y use cables Cat5e/Cat6. Ideal: todo a 1 Gbps.

🧾 Impresoras / Impresión

La factura no imprime, ¿por dónde empiezo?

Si la factura no imprime, puedes empezar a revisar la situación siguiendo estos pasos y puntos clave extraídos de los casos de soporte:

1. Verificaciones Físicas y Básicas de la Impresora:

   • Estado de la impresora: Asegúrate de que la impresora esté encendida y correctamente conectada a la corriente y al equipo. A veces, el simple hecho de que esté apagada o desconectada impide la impresión.
   • Cableado: Revisa que los cables (USB, red, corriente) estén bien conectados y no presenten daños.
   • Papel: Confirma que la impresora tenga papel y que este esté bien colocado, especialmente si es una impresora de tirilla o etiquetas.
   • Cola de Impresión: Revisa la cola de impresión de Windows. Si hay documentos represados, cancélalos para liberar la impresora y permitir nuevas impresiones.
   • Página de Prueba: Intenta imprimir una página de prueba desde Windows para verificar si la impresora funciona fuera del sistema Delfín. Si no imprime la página de prueba.

2. Configuración de la Impresora en el Sistema Operativo y Delfín:

   • Puerto de la Impresora: Verifica que la impresora esté configurada con el puerto correcto en Windows, ya que a veces se desconfigura o selecciona un puerto que el equipo no reconoce.
   • Impresora Predeterminada: Asegúrate de que la impresora deseada esté establecida como la predeterminada en el Panel de Control de Windows.
   • Configuración en Delfín: Revisa la configuración de impresión dentro de Delfín (generalmente en "Archivos > Configuración > Terminales" o similar) para asegurarte de que esté seleccionada la impresora correcta y el formato adecuado (tirilla, carta, PDF). Es común que esté configurada para guardar como PDF en lugar de imprimir directamente.
   • Controladores (Drivers): Si la impresora no está instalada o está desactualizada, necesitarás instalar o reinstalar sus controladores.

3. Problemas Específicos de Facturación Electrónica (F.E.):

   • Sincronizador (Delfín Sync/Sync DIAN): Para la facturación electrónica, es crucial que el sincronizador (Sync Dian o Delfín Sync) esté ejecutándose correctamente. Si está detenido, debes iniciarlo y verificar su estado.
   • Conexión a DIAN/Proveedor Tecnológico (The Factory): Los problemas de conexión con la plataforma de la DIAN o tu proveedor tecnológico (como The Factory) pueden impedir la emisión y, por ende, la impresión de facturas electrónicas. Revisa si hay contingencias o intermitencias reportadas.

4. Problemas de Formato y Visualización:

   • Información Incompleta/Cortada: Si la factura sale cortada, con asteriscos o información incompleta, puede ser un problema de configuración de reportes o del tamaño de papel. A menudo, se resuelve ajustando el formato del reporte o el tipo de impresora (tirilla vs. carta).

En resumen, los primeros pasos siempre deben ser:

1. Verificar físicamente la impresora (encendida, conectada, papel, cola de impresión).
2. Revisar la configuración de la impresora en Windows y Delfín (puerto, impresora predeterminada, formato).
3. Si es una factura electrónica, asegurarte de que el sincronizador esté activo y que no haya problemas de conexión con la DIAN o tu proveedor tecnológico.

A partir de ahí, la solución dependerá de los síntomas específicos o mensajes de error que se presenten.

¿Cómo imprimir códigos de barra para marcación en góndolas?

Paso 1: Configurar la impresora

Ruta: Archivos >> Configuración de impresión

1. Selecciona la impresora de códigos de barra.
2. Haz clic en [Aceptar].

Paso 2: Imprimir etiquetas

Ruta: Herramientas >> Impresión de códigos de barras

1. Haz clic en Configuración.
2. En la primera línea, verás la ruta de la etiqueta. Haz clic en […] para ubicar la etiqueta (Ej. sticker o cartón).
3. Ve a la pestaña Impresión.
4. Digita la cantidad a imprimir y presiona [*].
5. Busca el producto con [Ctrl]+[B] o escanéalo.
6. Haz clic en [Imprimir] y confirma con Sí.

Nota: La opción de escanear productos para imprimir códigos de barras está disponible desde la versión 6.4.2 en adelante.

¿Cómo configuro el corte automático de la impresora de tirilla?

Para configurar el corte automático de la impresora de tirilla, puede realizar varias acciones, tanto desde la configuración del sistema Delfín o la terminal, como desde las preferencias de impresión de la impresora en el panel de control.

Aquí se detallan los pasos y configuraciones mencionados en las fuentes:

1. Configuración desde el sistema Delfín o la terminal:

• Puede habilitar o inhabilitar la opción de cortar papel directamente desde el sistema Delfín.
• En la configuración de las terminales, se puede habilitar el corte de papel
• Se puede configurar la terminal para que la factura salga directa y sea cortada.
• Para las comandas, se puede configurar la terminal para que corte automáticamente.

2. Configuración desde las preferencias de impresión de la impresora (Panel de Control):

• Se pueden realizar configuraciones de corte desde las preferencias de impresión de la impresora en el panel de control.
• Si el corte de la caja está funcionando incorrectamente, se puede cambiar el corte a "documento" en el panel de control.
• También es posible ajustar la opción de corte de papel para el final del documento directamente desde la configuración de la impresora.

Es importante realizar pruebas de impresión después de cada cambio para asegurar que la configuración sea satisfactoria y que la tirilla se imprima correctamente.

¿Puedo imprimir la factura en tamaño carta y tirilla?

Sí, es posible imprimir la factura tanto en tamaño carta como en tirilla.

1. Configuración desde el sistema Delfín o la terminal:

• Puedes cambiar la configuración de las terminales de "carta" a "tirilla" para que la impresión salga completa.
• Es posible configurar la terminal para que imprima todo en tamaño carta.
• Se pueden configurar las terminales para que la factura salga primero en pantalla, permitiendo al usuario elegir si imprimir o no, y si el reporte es tamaño carta.
• La configuración puede permitir que el usuario escoja la impresora de destino, ofreciendo la opción de imprimir en tirilla o en carta.

En resumen, el sistema ofrece diversas opciones para imprimir facturas en ambos formatos, a través de configuraciones en el software Delfín, en las terminales y en las preferencias de la impresora.

¿Cómo pruebo rápido si el puerto de la impresora está funcionando?

Cambia temporalmente a otro puerto USB/LAN y envía una página de prueba de Windows.

¿Puedo forzar impresión en pantalla?

Sí, es posible configurar el sistema para forzar la impresión en pantalla.

1. Configuración en las terminales del sistema Delfín:

• Puedes configurar una terminal para que la factura o la tirilla no se imprima directamente, sino que se muestre en pantalla.
• Esta configuración puede hacerse para que la impresión salga primero en pantalla, permitiendo al usuario decidir si imprimir o no.
• La visualización de la factura en pantalla es un paso que, en algunos casos, puede ser omitido al presionar la tecla ESC si el documento ya se muestra en pantalla antes de imprimir.

En resumen, el sistema Delfín ofrece flexibilidad para controlar la salida de los documentos, permitiendo que las facturas y tirillas se muestren en pantalla antes de ser impresas, lo que puede ser útil para la revisión o para reducir el consumo de papel.

👨‍🔧 Instalación / actualización

🛡️ Seguridad

¿Cómo crear un rol de seguridad?

Ruta: Archivo >> Configuración >> Seguridad >> Roles

1. Se abrirá una ventana con dos campos a llenar.
2. El campo Código lo genera automáticamente el sistema (dejar por defecto).
3. En el campo Descripción escriba el nombre del Rol que se desea crear (Ej. Contador).
4. Presione en [Guardar] y el sistema creará automáticamente un nuevo "Código" para seguir creando Roles.
5. Para finalizar presione en [Salir].

¿Cómo asignar permisos a un Rol?

Ruta: Archivo >> Configuración >> Seguridad >> Permisos

1. En el menú desplegable, seleccione el rol a modificar.
2. En cada pestaña encontrará los menús de Delfín con permisos divididos por secciones.
   Ejemplo: Para evitar que un cajero elimine líneas en la venta, ve a la pestaña de movimientos, despliega ventas y selecciona "eliminar línea de ventas".
3. Repita este paso con todos los permisos necesarios y presione [Guardar].

¿Cómo crear un usuario?

Ruta: Archivo >> Configuración >> Seguridad >> Usuarios

1. Se abrirá una ventana donde deberá diligenciar los campos obligatorios marcados con (*). Los demás campos son opcionales (Identificación, Nombre completo, etc.).
2. Selecciona el rol del usuario a crear (Ej. Cajero, Administrador, etc.) y presione [Guardar].
3. El sistema solicitará ingresar una contraseña de mínimo 4 y máximo 15 caracteres alfanuméricos, distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas.
4. Presione [Aceptar] para finalizar el proceso.

Aprenda cómo crear un usuario siguiendo los pasos del tutorial.

🎥 Tutorial: https://youtu.be/AqsWI3jdnrM

¿Cómo cambiar de usuario sin cerrar el sistema?

Para cambiar de usuario hay dos opciones:

1. Dentro del módulo de ventas, presione simultáneamente las teclas [Ctrl]+[U] y saldrá una ventana solicitando la contraseña del nuevo usuario

   Ingrese su contraseña y presione [Aceptar] para ingresar

2. Estando fuera del módulo de ventas o en cualquier otro módulo. En la barra superior de opciones sigue la ruta:
   Archivo >> Cambiar de usuario
   Saldrá una ventana solicitando la contraseña del nuevo usuario
   Ingrese su contraseña y presione [Aceptar] para ingresar.

💰 Impuestos

¿Cómo se aplica el IVA en un producto compuesto?

Si tu producto compuesto lleva al menos un producto con IVA, todos los productos tomarán este IVA.

¿Qué es la retención en la fuente?

“La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos en Colombia, mediante el cual una persona o empresa que realiza un pago descuenta una parte del valor y la entrega directamente a la DIAN, a cuenta de los impuestos que debe pagar quien recibe el ingreso.”

En palabras simples

Es un anticipo del impuesto, no un impuesto adicional. Ese valor retenido luego se descuenta en la declaración de impuestos del contribuyente al final del período gravable.

¿Para qué sirve?

Su objetivo es que el Estado recaude los impuestos de forma gradual y oportuna, sin tener que esperar hasta el final del año fiscal. Esto está definido en el artículo 367 del Estatuto Tributario.

¿Quién retiene?

La persona natural o jurídica que realiza el pago (empresa o independiente) actúa como agente retenedor y tiene la obligación de:

• Practicar la retención
• Declararla
• Consignarla a la DIAN

Más información: actualicese.com

¿A quiénes se debe retener renta, según el sujeto pasivo?

1. Un No responsable de IVA no hace retenciones.
2. Un Responsable de IVA hace retención a:

• No responsable de IVA
• Responsable de IVA
• Gran contribuyente
• No hace retención a autorretenedor

3. Un Responsable de IVA autorretenedor hace retención a:

• No responsable de IVA
• Responsable de IVA
• Gran contribuyente
• No hace retención a autorretenedor

4. Un Gran contribuyente hace retención a:

• No responsable de IVA
• Responsable de IVA
• Gran contribuyente
• No hace retención a autorretenedor

5. Un Gran contribuyente autorretenedor hace retención a:

• No responsable de IVA
• Responsable de IVA
• Gran contribuyente
• No hace retención a autorretenedor

NOTA: Para saber cuándo se debe hacer retención, se deben cumplir todas las normas legales que exige la DIAN.

🛠️ Configuración

¿Cómo crear un medio de pago?

Ruta: Archivo >> Maestros >> Medios de pago >> Medios de pago

1. En el campo “Código” digita dos iniciales del medio de pago Ejemplo:

• TC = Tarjeta Crédito
• TD = Tarjeta Débito
• TR = Transferencia
• EF = Efectivo

2. En la siguiente casilla coloca la descripción
3. En la casilla Codigo DIAN ingrese uno de los siguientes valores:

• 1 - Instrumento no definido
• 10 - Efectivo
• 47 - Transferencia débito bancaria
• 48 - Tarjeta crédito.
• 49 - Tarjeta débito.
• 71 - Bonos
• ZZZ - Acuerdo mutuo

4. Presione en [Guardar] para finalizar

Aprenda cómo crear un usuario siguiendo los pasos del tutorial.

🎥 Tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=5hGEnDFrbHged

¿Cómo editar un medio de pago?

Ruta: Archivo >> Maestros >> Medios de pago >> Medios de pago

1. En el campo Código, presiona el botón Buscar o búscalo con [Ctrl]+[B].
2. Elige el medio de pago y presiona [Seleccionar]
3. En el campo Descripción, digita el nuevo nombre
4. Presiona [Guardar] para finalizar

¿Cómo corregir la identificación de un cliente?

Ruta: Herramientas >> Cambios masivos >> Clientes

1. Digita la identificacion actual del cliente o búscalo con [Ctrl]+[B].

2. En Nuevo Nit/Cédula, digita el nuevo número y confírmalo en el segundo recuadro.

3. Presiona [Aceptar] para finalizar.

   ⚠️ NOTA IMPORTANTE:

• Este proceso solo debe realizarse cuando la identificación del cliente esté incorrecta y no se le haya generado ningún documento electrónico (factura electrónica, nota crédito, etc.).
• Si el cliente ya tiene documentos electrónicos emitidos, en este caso, se debe inhabilitar el cliente actual y crear uno nuevo con la identificación correcta.
• Este proceso no aplica cuando se trata de un cambio de razón social del cliente.

¿Cómo corregir la identificación de un proveedor?

Ruta: Herramientas >> Cambios masivos >> Proveedores

1. Digita el Nit actual del proveedor o búscalo con [Ctrl]+[B].

2. En Nuevo Nit/Cédula, digita el nuevo número y confírmalo en el segundo recuadro.

3. Presiona [Aceptar] para finalizar.

   ⚠️ NOTA IMPORTANTE:

• Este proceso solo debe realizarse cuando la identificación del proveedor esté incorrecta y no se le haya generado ningún documento electrónico (documento soporte, nota de ajuste, etc.).
• Si el proveedor ya tiene documentos electrónicos emitidos, se debe crear un proveedor nuevo con la identificación correcta.
• Este proceso no aplica cuando se trata de un cambio de razón social del proveedor.

💾 Copias de seguridad

¿Cómo realizar una copia de seguridad manual del sistema?

Este proceso debe realizar desde el "Escritorio" del equipo servidor. Debes tener a la mano una USB, un disco extraíble o espacio en la nube para guardar la información.

1. Busca el icono de Delfín Software, haz clic derecho sobre él y selecciona la opción Abrir la ubicación del archivo.
2. Localiza la carpeta DbfRed y haz clic derecho sobre ella.
3. Selecciona "Copiar" para pegarla en el destino deseado o "Enviar a" para enviarla directamente a la USB o disco extraíble.
4. Este proceso tomará algunos segundos.

NOTA: Se recomienda crear una carpeta en el destino con nombre identificable.
DLP Systems recomienda realizar una copia de seguridad diaria.