Toma física
Este módulo permite realizar conteos físicos de inventario en Delfín Software y compararlos con las existencias registradas en el sistema para identificar diferencias (sobrantes o faltantes). A partir del conteo, podrás emitir reportes de diferencias y, si corresponde, ejecutar la actualización de inventario con los ajustes aprobados.
🎯 Ruta de acceso desde el menú
Movimientos → Inventarios → Toma física
📖 Información que se visualiza
A continuación, se describen los campos principales que componen una toma física:
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Fecha | Fecha en la que se realiza o se registra la toma física. | 12/09/2025 |
| Centro de costo | Identificación de la sede/tienda/centro sobre el que se ejecuta el conteo. | 0101 |
| Núm de documento | Identificación única del conteo. | 0001 |
| Lista de productos ingresados | Detalle de los productos registrados en el conteo. | Cantidad, Código, Descripción, Existencia |
| Código | Identificación del siguiente producto que se va a adicionar al conteo. | 000001 |
| Cantidad | Cantidad de unidades contadas para el producto que se va a adicionar al conteo. | 10 |
| Total unidades | Cantidad total de unidades contadas. | 100.50 |
Impresión y actualización
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Documentos a incluir | Indica cuales documentos se van a tener en cuenta para realizar el ajuste automático del inventario. | Documento activo, Todos los documentos |
| Productos a incluir | Indica cuales productos se van a tener en cuenta para realizar el ajuste automático del inventario. | Todos los productos, Solo los incluidos en los documentos |
| Costo | Indica cuales costos se van a tener en cuenta para ver la impresión de la toma física. | Costos más impuestos, Costo |
| Ordenar | Indica el orden en el que se van a presentar los productos en el informe de toma física. | CODIGO, DESCRIPCION, CANTIDAD, REGISTRO |
| Decimales | Indica la cantidad de decimales que se van a mostrar en la impresión de la toma física. | 2 |
| Solo las diferencias | Indica si se van a mostrar solo las diferencias en la impresión de la toma física. | Seleccionado |
✅ Operación y recomendaciones
Flujo sugerido de operación
- Ingresa a Movimientos → Inventarios → Toma física.
- Crea una nueva toma y completa Número de toma, Fecha y Centro de costos.
- Inicia el conteo: captura productos y cantidades (lector de códigos o digitación).
- Guarda con frecuencia y verifica diferencias (conteo vs. sistema) antes de cerrar.
- Con el conteo terminado, procede —si tu flujo lo contempla— a la actualización de inventario en la pestaña para aplicar los ajustes.
Recomendaciones y validaciones
- Corte operativo: Antes de iniciar, evita movimientos que alteren el stock (compras, ventas, traspasos o ajustes en curso) en el Centro de costos/Bodega que vas a contar.
- Integridad del conteo: Señaliza áreas ya contadas y define un recorrido para evitar saltos o duplicidades.
- Unidades de medida: Confirma que el conteo se registre en la misma unidad configurada para el producto (unidad, caja, paquete).
- Control de escaneo: Si usas lector, valida equivalencias de códigos (EAN, internos, por presentación).
- Doble verificación: Aplica segundo conteo en ítems críticos o con diferencias significativas; documenta la causa antes de cerrar.
- Respaldo: Realiza una copia de seguridad antes de ejecutar la actualización de inventario (ajustes).
- Auditoría: Conserva reportes de diferencias y el Número de toma como referencia para futuras revisiones.