Compras
Este módulo permite registrar y gestionar compras en Delfín Software: ingreso de facturas y cuentas de cobro de proveedores, control de ítems y costos, impuestos (IVA, retenciones), centros de costo, condiciones de pago y generación de cuentas por pagar. Facilita la trazabilidad desde la orden/solicitud de compra hasta la recepción y la factura, con controles de precios y cantidades.
🎯 Ruta de acceso desde el menú
Movimientos → Compras
📖 Información que se visualiza
A continuación se presenta un listado de los campos que se pueden visualizar en el módulo de Compras:
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Terminal | Identificación de la terminal donde se realiza la compra | 010101 |
| Cod. Transacción | Código que identifica la transacción. Ej. 01 = Compras | 01 |
| Núm. Auditoría | Número consecutivo del documento | 0000001 |
| Estado | Estado actual de la compra | PAGADA |
| Fecha | Fecha de la compra | 10/09/25 |
| Fecha vencimiento | Fecha de vencimiento de la compra | 10/10/25 |
| Plazo | Plazo en días para realizar el pago de la compra | 30 |
| Terminal | Identificación de la terminal donde se realizó el pedido que originó la compra | 010101 |
| Num. Pedido | Número de pedido asociado a la compra | 0000002 |
| Identificación | Identificación del proveedor | 800900700 |
| Razón social | Razón social del proveedor | NOMBRE DEL PROVEEDOR |
| Doc. Referencia | Documento de referencia de la compra | FAC256897 |
| Cantidad | Cantidad de ítems que se van a registrar con el siguiente producto | 1.00 |
| Producto | Identificación del producto que se va a registrar | 000001 |
| Items | Cantidad de ítems registrados | 20.00 |
| Total bruto | Total bruto de la compra | 100.000 |
| Listado de items de la compra | Listado de ítems registrados | Código, Descripción, Cantidad, Costo unidad, Dcto. Unidad |
✅ Operación y recomendaciones
Flujo sugerido de operación
- Ingrese a Movimientos → Compras y seleccione el tipo de documento 01 para compras.
- Seleccione el proveedor y verifique su estado (activo, retenciones aplicables, condiciones de pago).
- Defina bodega y agregue los ítems con cantidades, costos, unidades de medida y descuentos (si aplica).
- Revise impuestos (IVA, retenciones en la fuente/ICA/IVA).
- Relacione documentos previos cuando existan (pedido), y concilie cantidades y costos.
- Guarde y apruebe (si su flujo lo exige) para generar cuentas por pagar y asientos contables.
- Gestione impresión/envío del documento y cargue soportes (PDF de la factura del proveedor, remisiones).
Validaciones y buenas prácticas
- Consecutivos y numeración: Use rangos autorizados; bloquee duplicidades y gaps no justificados.
- Estado del proveedor: Impida registrar con proveedores inactivos, con bloqueo o sin datos tributarios requeridos.
- Retenciones e impuestos: Calcule según régimen del proveedor, actividad económica, topes y tarifas vigentes; permita exenciones solo con soporte.
- Costos e inventario: Actualice costo promedio/estándar según política; evite costos cero o negativos; respete unidades de medida y conversiones.
- Conciliación contra Pedidos: Alerte por sobrecantidades, faltantes o precios fuera de tolerancia; requiera aprobación para excepciones.
- Condiciones de pago: Verifique plazos, anticipos y cruzar con cuentas por pagar existentes; controle descuentos por pronto pago.
- Documentos soporte: Anexe PDF/XML de factura, remisiones y certificados de retención; mantenga trazabilidad y auditoría.
- Notas crédito/débito: Defina flujo para devoluciones y ajustes con impacto en inventario y cuentas por pagar.
- Presupuestos y topes (si aplica): Valide que la compra no exceda el presupuesto del centro de costo.
- Seguridad y roles: Limite creación/edición/anulación por roles.
- Fechas y periodos: Evite registrar compras en periodos cerrados; alerte diferencias entre fecha del documento y fecha de contabilización.
- Control de proveedores: Valide RUT/NIT, responsabilidades tributarias, datos bancarios si hay pagos directos.