Cuentas por cobrar
El módulo de Cuentas por cobrar permite consultar y analizar la cartera de clientes: visualiza documentos por tercero (facturas, notas y recibos), sus saldos, abonos y estado (abierto, cancelado, vencido), así como totales y mensajes de ayuda para la trazabilidad. Facilita la gestión de cobro, el control de vencimientos y la coherencia contable/tributaria, sirviendo como base para decisiones de crédito y recaudo.
🎯 Ruta de acceso desde el menú
Consultas → Cuentas por cobrar
📖 Información que se visualiza
A continuación se describen los campos y parámetros que se visualizan en consulta de cuentas por cobrar:
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Terminal | Filtro/encabezado. Identifica la terminal o punto desde el cual se realiza la consulta o se originaron los documentos. | 010101 |
| Nit o CC | Filtro/encabezado. Identificador del cliente/tercero (NIT o cédula) para consultar su cartera. | 900123456-7 |
| Nombre | Nombre o razón social del tercero asociado al NIT/CC. | COMERCIAL XYZ S.A.S. |
| Estado | Estado del cliente. | Activo / Inactivo |
| Dependencia (checkbox) | Filtro/encabezado. Casilla para indicar si la consulta aplica alguna dependencia (criterio adicional) definida en la organización. | Marcado / No marcado |
| Listado | Créditos asociados asociados al cliente. | Terminal / Mmdd / Conse / Cr / Número / Valor crédito/ Valor abonos / Valor notas / Cant. abonos / Estado |
| Total créditos | Importe total de los créditos consultados. | 1,200,000 |
| Total abonos | Importe total de los abonos consultados. | 1,200,000 |
| Total notas | Importe total de las notas crédito consultadas. | 1,200,000 |
| Debe a créditos | Importe total a cobrar después de considerar abonos y notas. | 1,200,000 |
⌨️ Atajos de teclado
| Atajo | Acción |
|---|---|
N | Para regresar el cursor al filtro de clientes |
F3 | Para visualizar el detalle de los abonos y notas crédito aplicadas al crédito seleccionado |
✅ Operación y recomendaciones
Cómo operar el módulo
- Defina filtros: Ingrese Nit o CC (y/o Nombre) del cliente.
- Ejecute la consulta: Revise la grilla por Terminal, Mmdd, Conse, Cr, Número y los importes (Valor crédito, Valor abonos, Valor notas).
- Analice saldos: Compare Valor crédito con Valor abonos y Valor notas para identificar el saldo pendiente. Priorice documentos con Estado = Vencido.
- Trazabilidad con F3: Use [F3] para detallar abonos y notas crédito aplicadas a un documento sin salir de la consulta.
- Consolide totales: Verifique los totales del pie (Total créditos, Total abonos, Notas crédito, Debe a créditos) para validar que la sumatoria coincida con los filtros aplicados.
Validaciones y buenas prácticas
- Integridad de identificadores: Verifique que Nit o CC corresponda al Nombre del tercero antes de ejecutar la consulta, evitando mezclar carteras.
- Fechas y períodos: Interprete Mmdd como referencia rápida de fecha; para auditoría, contraste con reportes que incluyan fecha completa.
- Consecutivos: Conse y Número deben ser únicos por terminal/tipo de documento; cualquier duplicado requiere revisión.
- Abonos/Notas: Si el Estado es Abierto pero observa Valor abonos o Valor notas altos, confirme que las aplicaciones estén correctamente registradas.
- Totales: Asegure que Total créditos − (Total abonos + Notas crédito) coincida con Debe a créditos; discrepancias indican aplicaciones pendientes o errores de registro.
- Permisos y control: Limite edición/aplicaciones a usuarios con perfil autorizado; registre acciones para trazabilidad.