Proveedores
El módulo Proveedores permite registrar y administrar la información de las empresas o personas que suministran bienes y servicios a tu organización. Una correcta configuración garantiza:
- Compras eficientes y sin errores.
- Cumplimiento fiscal en retenciones, IVA e información exógena.
- Pagos oportunos con datos bancarios correctos.
- Reportes confiables para análisis y control.
🎯 Ruta de acceso desde el menú
Archivos → Maestros → Proveedores
📖 Información que se almacena
A continuación, los campos detectados en el formulario y ejemplos prácticos:
| Campo | Descripción breve | Ejemplo de contenido |
|---|---|---|
| Identificación * | Número de documento del proveedor (NIT o CC). | 900123456-7 |
| Código alterno | Identificador interno opcional. | PROV-EXT-001 |
| Tipo de identificación * | Tipo de documento oficial. | NIT, CÉDULA DE CIUDADANÍA |
| Activo | Indica si el proveedor está habilitado para operaciones. | Sí / No |
| Razón social o Nombre completo * | Nombre legal del proveedor. | Distribuidora XYZ S.A.S. |
| Dirección * | Dirección principal del proveedor. | Carrera 45 # 10-20 |
| Teléfono principal * | Número de contacto principal. | +57 604 555 7788 |
| Otro teléfono | Línea alterna de contacto. | +57 310 987 6543 |
| Correo electrónico | Correo para comunicaciones generales. | contacto@proveedor.com |
| Correo para facturación electrónica | Correo exclusivo para recepción de FE. | fe@proveedor.com |
| Ciudad | Ciudad principal del proveedor. | Medellín |
| Zona postal | Código postal. | 050021 |
| Barrio | Barrio o sector. | El Poblado |
| Tipo de persona | Naturaleza jurídica. | Natural, Jurídica |
| Responsabilidad tributaria | Clasificación DIAN. | Gran contribuyente, Ninguna |
| Responsabilidad sobre impuestos | Rol frente a IVA/INC. | Responsable de IVA, No responsable |
| Banco | Entidad bancaria para pagos. | Bancolombia |
| Tipo de cuenta | Ahorros o corriente. | Ahorros |
| Número de cuenta | Número de cuenta bancaria. | 1234567890 |
| Observaciones | Notas adicionales relevantes. | Solicita pago a 30 días |
Los campos marcados con * son obligatorios para guardar el registro.
✅ Operación y recomendaciones
- Identidad y unicidad
- Verifica que la Identificación no esté duplicada. Incluye el dígito de verificación para NIT.
- Usa la razón social tal como aparece en el RUT.
- Datos de contacto y facturación
- Asegura que el correo para facturación electrónica sea válido y exclusivo para FE.
- Normaliza teléfonos con código de país (+57).
- Parámetros fiscales correctos
- Configura Tipo de persona, Responsabilidad tributaria y Responsabilidad sobre impuestos según el RUT.
- Actualiza inmediatamente ante cambios normativos o de régimen.
- Información bancaria segura
- Valida el número de cuenta y el tipo de cuenta antes de registrar pagos.
- Documenta cambios en datos bancarios para auditoría.
- Control de estado
- Usa Activo = No para suspender temporalmente sin eliminar el registro.
- Documenta en Observaciones condiciones de pago o acuerdos especiales.
- Pruebas y validación
- Antes de la primera compra, emite un documento de prueba (orden de compra) para validar datos fiscales y de contacto.
- Si aplica retención, confirma que las tarifas estén configuradas en el módulo correspondiente.
- Mantenimiento periódico
- Revisa proveedores inactivos o con datos incompletos para depuración.
- Actualiza correos y teléfonos ante rebotes o cambios reportados.