Proveedores
El módulo Proveedores permite registrar y administrar la información de las empresas o personas que suministran bienes y servicios a tu organización. Una correcta configuración garantiza:
- Compras eficientes y sin errores.
- Cumplimiento fiscal en retenciones, IVA e información exógena.
- Pagos oportunos con datos bancarios correctos.
- Reportes confiables para análisis y control.
🎯 Ruta de acceso desde el menú
Archivos → Maestros → Proveedores
📖 Información que se almacena
Los campos marcados con * son obligatorios para guardar el registro.
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Identificación * | Número de documento del proveedor (NIT o CC). | 900123456-7 |
| Razón social * | Nombre legal del proveedor. | DISTRIBUIDORA XYZ S.A.S. |
| Tipo de identificación * | Tipo de documento oficial. | NIT, CÉDULA DE CIUDADANÍA |
| Tipo de persona * | Naturaleza jurídica. | Natural, Jurídica |
| Tipo de contribuyente * | Clasificación DIAN. | GRAN CONTRIBUYENTE, RESPONSABLE DE IVA |
| Dirección * | Dirección principal del proveedor. | Carrera 45 # 10-20 |
| Teléfono principal * | Número de contacto principal. | 6046041999 |
| Otro teléfono | Línea alterna de contacto. | 3109876543 |
| Ciudad | Ciudad principal del proveedor. | Medellín |
| Zona postal | Código postal. | 050021 |
| Correo electrónico | Correo para comunicaciones generales. | contacto@proveedor.com |
| Fax | Número de fax. | |
| Plazo (Días de crédito) | Plazo máximo de días que otorga el proveedor para el pago de los créditos. | 30 |
| Nombre del contacto | Nombre de la persona con quien se debe comunicar. | JUAN PÉREZ |
| Teléfono del contacto | Teléfono del contacto. | 3109876543 |
| Num. localización legal | Código de localización para procesos de interoperabilidad con el CEN. | ABC123 |
✅ Operación y recomendaciones
- Identidad y unicidad
- Verifica que la Identificación no esté duplicada. Incluye el dígito de verificación para NIT.
- Usa la razón social tal como aparece en el RUT.
- Parámetros fiscales correctos
- Configura Tipo de persona, Responsabilidad tributaria y Responsabilidad sobre impuestos según el RUT.
- Actualiza inmediatamente ante cambios normativos o de régimen.
- Pruebas y validación
- Antes de la primera compra, emite un documento de prueba (orden de compra) para validar datos fiscales y de contacto.
- Si aplica retención, confirma que las tarifas estén configuradas en el módulo correspondiente.
- Mantenimiento periódico
- Revisa proveedores inactivos o con datos incompletos para depuración.
- Actualiza correos y teléfonos ante rebotes o cambios reportados.