Clientes

El módulo Clientes centraliza la información de personas y empresas a quienes vendes: datos de identificación, contacto, preferencias, parámetros fiscales y ubicación geográfica. Una correcta configuración asegura facturación válida, aplicación de impuestos, comunicaciones confiables (correo y celular), y soporta procesos de ventas, cartera, reportes y analítica comercial.

🎯 Ruta de acceso desde el menú

Archivos → Maestros → Clientes

📖 Información que se almacena

Los campos marcados con * son obligatorios para guardar el registro.

Campo	Descripción	Ejemplo
Identificación *	Número de documento del cliente. Si es empresa, NIT; si es persona, CC/CE, etc.	1032456789 / 900123456-7
Código alterno	Identificador adicional (código interno).	CLI-EXT-001
Tipo de identificación *	Tipo de documento oficial.	CÉDULA DE CIUDADANÍA, NIT
Activo	Habilita o deshabilita al cliente para transacciones.	Sí / No
Tipo de puntos	Esquema de fidelización aplicado (si corresponde).	ESTÁNDAR, GOLD
Primer nombre o Razón social *	Nombre legal para persona natural o razón social para empresa.	MARÍA FERNANDA / COMERCIAL XYZ S.A.S.
Segundo nombre	Segundo nombre (opcional).	ALEJANDRA
Primer apellido *	Primer apellido (personas naturales).	LÓPEZ
Segundo apellido	Segundo apellido (opcional).	GARCÍA
Dirección *	Dirección de contacto/fiscal.	CALLE 10 # 45-67
Teléfono principal *	Teléfono fijo o móvil principal.	3001234567
Otro teléfono	Línea alterna de contacto.	6045557788
Ext.	Extensión del teléfono fijo.	123
Celular	Número móvil adicional.	3112223344
Correo electrónico personal o comercial	E‑mail para notificaciones y documentos.	personal@cliente.com
Género	Campo demográfico (si aplica a reportes).	Femenino, Masculino,
Estado civil	Campo demográfico (opcional).	Soltero(a)
Fecha de nacimiento	Fecha para validaciones demográficas/campańas.	20/03/1989
Observaciones	Notas operativas o comerciales relevantes.	Prefiere facturas electrónicas en formato PDF.

Información tributaria

Campo	Descripción	Ejemplo
Tipo de persona (Datos fiscales)	Naturaleza jurídica del cliente.	Natural, Jurídica
Responsabilidad tributaria (Datos fiscales)	Clasificación DIAN (si aplica).	Ninguna de la lista, Gran contribuyente
Responsabilidad sobre impuestos (Datos fiscales)	Rol frente a IVA/INC/otros.	No responsable, Responsable de IVA
Correo para facturación electrónica (Datos fiscales)	E‑mail exclusivo para recepción de FE.	fe@cliente.com
Ciudad (Ubicación geográfica)	Ciudad principal del cliente.	Medellín
Zona postal (Ubicación geográfica)	Código postal.	050021
Barrio (Ubicación geográfica)	Barrio o sector.	Laureles

Información adicional

Campo	Descripción	Ejemplo
Empresa	Nombre de la empresa donde se encuentra vinculado el cliente	EMPRESA S.A.S
Dirección	Dirección de la empresa donde se encuentra vinculado el cliente	CALLE 10 # 45-67
Teléfono	Teléfono de la empresa donde se encuentra vinculado el cliente	6046041999
Ext.	Extensión del teléfono de la empresa donde se encuentra vinculado el cliente	123
Fax	Fax de la empresa donde se encuentra vinculado el cliente
Cargo u oficio	Cargo u oficio del contacto en la empresa donde se encuentra vinculado el cliente	ADMINISTRADOR
Profesión	Profesión del contacto en la empresa donde se encuentra vinculado el cliente	``
Correspondencia	Dirección de correspondencia del cliente	Casa, Oficina
Fecha de creación	Fecha de creación del cliente	01/01/2020
Fecha de modificación	Fecha de la última modificación del cliente	01/01/2020

Información crediticia

Campo	Descripción	Ejemplo
Cupo	Cupo máximo en créditos	100,000
Estado del cobro	Estado actual del proceso de cobro	Júridico, Fallecido
Fecha del estado	Fecha de la última actualización del estado de cobro	01/01/2020
Max. Días de mora	Máximo número de días permitidos en mora	30
Enviar a central de riesgo	Indica si se debe enviar a la central de riesgo	Sí
Cupo actual	Cupo actual disponible para el cliente	50,000
Cantidad de créditos	Cantidad actual de créditos otorgados al cliente	5
Valor del mayor crédito	Valor del crédito actual más alto otorgado al cliente	30,000
Cant. créditos anteriores	Cantidad de créditos otorgados en el pasado	2
Mayor crédito anterior	Valor del mayor crédito otorgado en el pasado	20,000
Total créditos	Suma total de todos los créditos otorgados	100,000
Fecha del último crédito	Fecha del último crédito otorgado	01/01/2020
Valor del último crédito	Valor del último crédito otorgado	30,000
Fecha de último abono	Fecha del último abono realizado	01/01/2020
Valor último abono	Valor del último abono realizado	10,000
Total deuda	Total de la deuda actual	50,000
Fecha de mayor deuda	Fecha en la que se registró la mayor deuda	01/01/2020
Valor de mayor deuda	Valor de la mayor deuda registrada	30,000

Referencias

Campo	Descripción	Ejemplo
Listado de referencias	Lista de referencias comerciales del cliente	Referencia 1, Referencia 2

✅ Operación y recomendaciones

• Identidad y unicidad
  • Valida que Identificación no esté duplicada. Para NIT, incluye dígito de verificación cuando aplique.
  • Usa la denominación correcta en Primer nombre o Razón social; será la que aparezca en documentos.
• Calidad de datos de contacto
  • Verifica formato de correo (ej.: nombre@dominio.com) y normaliza teléfonos (código ciudad + #).
  • Distingue entre correo general y Correo para facturación electrónica para mejorar la entrega de FE.
• Parámetros fiscales coherentes
  • Tipo de persona, Responsabilidad tributaria y Responsabilidad sobre impuestos deben alinearse con el RUT y la política fiscal vigente.
  • Ante cambios de régimen (p. ej., pasa a Responsable de IVA), actualiza inmediatamente para evitar errores en impuestos.
• Dirección y georreferenciación
  • Usa nomenclatura estándar (Calle/Carrera, número, complemento). Completa Ciudad, Zona postal y Barrio para reportes y logística.
  • Mantén consistencia con los datos usados en facturación electrónica.
• Ciclo de vida del cliente
  • Usa Activo = No para bloqueos temporales (cartera, documentación pendiente) sin borrar el registro.
  • Documenta en Observaciones acuerdos comerciales o particularidades de entrega/facturación.
• Seguridad y cumplimiento
  • Limita quién puede editar campos fiscales y de identificación.
• Pruebas de facturación
  • Emite un documento de prueba (cotización o factura de ejemplo) para validar impresión, impuestos y envío de FE.
  • Si manejas tipo de puntos, confirma su aplicación en POS/ventas.
• Mantenimiento periódico
  • Revisa clientes inactivos o sin movimiento para depurar y mejorar la calidad del maestro.
  • Actualiza correos y teléfonos ante rebotes o cambios reportados por el cliente.