Clientes

El módulo Clientes centraliza la información de personas y empresas a quienes vendes: datos de identificación, contacto, preferencias, parámetros fiscales y ubicación geográfica. Una correcta configuración asegura facturación válida, aplicación de impuestos, comunicaciones confiables (correo y celular), y soporta procesos de ventas, cartera, reportes y analítica comercial.

🎯 Ruta de acceso desde el menú

Archivos → Maestros → Clientes

📖 Información que se almacena

A continuación, los campos visibles del formulario y ejemplos prácticos de diligenciamiento:

Campo	Descripción breve	Ejemplo de contenido
Identificación *	Número de documento del cliente. Si es empresa, NIT; si es persona, CC/CE, etc.	1032456789 / 900123456-7
Código alterno	Identificador adicional (código interno/ERP heredado).	CLI-EXT-001
Tipo de identificación *	Tipo de documento oficial.	CÉDULA DE CIUDADANÍA, NIT
Activo	Habilita o deshabilita al cliente para transacciones.	Sí / No
Tipo de puntos	Esquema de fidelización aplicado (si corresponde).	Estándar, Gold
Primer nombre o Razón social *	Nombre legal para persona natural o razón social para empresa.	María Fernanda / Comercial XYZ S.A.S.
Segundo nombre	Segundo nombre (opcional).	Alejandra
Primer apellido *	Primer apellido (personas naturales).	López
Segundo apellido	Segundo apellido (opcional).	García
Dirección *	Dirección de contacto/fiscal.	Calle 10 # 45-67
Teléfono principal *	Teléfono fijo o móvil principal.	+57 300 123 4567
Otro teléfono	Línea alterna de contacto.	+57 604 555 7788
Ext.	Extensión del teléfono fijo.	123
Celular	Número móvil adicional.	+57 311 222 3344
Correo electrónico personal o comercial	E‑mail para notificaciones y documentos.	facturas@cliente.com
Género	Campo demográfico (si aplica a reportes).	Femenino, Masculino, Otro
Estado civil	Campo demográfico (opcional).	Soltero(a)
Fecha de nacimiento	Fecha para validaciones demográficas/campańas.	20/03/1989
Observaciones	Notas operativas o comerciales relevantes.	Prefiere facturas electrónicas en formato PDF.

Pestaña: Información tributaria (Datos fiscales)

Campo	Descripción breve	Ejemplo de contenido
Tipo de persona	Naturaleza jurídica del cliente.	Natural, Jurídica
Responsabilidad tributaria	Clasificación DIAN (si aplica).	Ninguna de la lista, Gran contribuyente
Responsabilidad sobre impuestos	Rol frente a IVA/INC/otros.	No responsable, Responsable de IVA
Correo para facturación electrónica	E‑mail exclusivo para recepción de FE.	fe@cliente.com

Ubicación geográfica

Campo	Descripción breve	Ejemplo de contenido
Ciudad	Ciudad principal del cliente.	Medellín
Zona postal	Código postal.	050021
Barrio	Barrio o sector.	Laureles

Los campos marcados con * son obligatorios para guardar el registro.

✅ Operación y recomendaciones

• Identidad y unicidad
  • Valida que Identificación no esté duplicada. Para NIT, incluye dígito de verificación cuando aplique.
  • Usa la denominación correcta en Primer nombre o Razón social; será la que aparezca en documentos.
• Calidad de datos de contacto
  • Verifica formato de correo (ej.: nombre@dominio.com) y normaliza teléfonos (+código país).
  • Distingue entre correo general y Correo para facturación electrónica para mejorar la entrega de FE.
• Parámetros fiscales coherentes
  • Tipo de persona, Responsabilidad tributaria y Responsabilidad sobre impuestos deben alinearse con el RUT y la política fiscal vigente.
  • Ante cambios de régimen (p. ej., pasa a Responsable de IVA), actualiza inmediatamente para evitar errores en impuestos.
• Dirección y georreferenciación
  • Usa nomenclatura estándar (Calle/Carrera, número, complemento). Completa Ciudad, Zona postal y Barrio para reportes y logística.
  • Mantén consistencia con los datos usados en facturación electrónica.
• Ciclo de vida del cliente
  • Usa Activo = No para bloqueos temporales (cartera, documentación pendiente) sin borrar el registro.
  • Documenta en Observaciones acuerdos comerciales o particularidades de entrega/facturación.
• Seguridad y cumplimiento
  • Limita quién puede editar campos fiscales y de identificación.
  • Conserva evidencia de cambios relevantes (quién, cuándo, motivo) para auditoría.
• Pruebas de facturación
  • Emite un documento de prueba (cotización o factura de ejemplo) para validar impresión, impuestos y envío de FE.
  • Si manejas tipo de puntos, confirma su aplicación en POS/ventas.
• Mantenimiento periódico
  • Revisa clientes inactivos o sin movimiento para depurar y mejorar la calidad del maestro.
  • Actualiza correos y teléfonos ante rebotes o cambios reportados por el cliente.

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