Empresas
El módulo Empresas permite crear y administrar el maestro de compañías propias que operan en Delfín Software. Desde aquí se registran los datos generales y legales de cada empresa —identificación, razón social, domicilios, teléfonos— y se configuran aspectos clave como facturación electrónica, certificados y parámetros de interoperabilidad con la DIAN.
🎯 Ruta de acceso desde el menú
Archivos → Configuración → Empresas
📖 Información que se almacena
Nota: Los campos marcados con * son obligatorios.
| Campo | Descripción | Ejemplo de contenido |
|---|---|---|
| Código * | Identificador interno de la empresa en Delfín. Debe ser único. | 01 |
| Identificación * | Número oficial de identificación de la empresa (NIT o cédula, según tipo). | 900123456-7 |
| Razón social * | Nombre jurídico completo de la empresa. | EMPRESA SIN NOMBRE S.A.S. |
| Teléfono principal | Teléfono de contacto principal del establecimiento. | 6044440000 |
| Otro teléfono | Teléfono alterno o móvil. | 3001234567 |
| Nombre comercial * | Nombre con el que la empresa se presenta al público. | Comercial ABC |
| Ciudad del establecimiento * | Ciudad donde opera el establecimiento principal. Se selecciona del maestro de ciudades. | Medellín |
| Dirección del establecimiento * | Dirección física del establecimiento principal. | Cra 43A # 1-50 |
Info. Legal
| Campo | Descripción | Ejemplo de contenido |
|---|---|---|
| Tipo de identificación * | Clase de documento fiscal usado por la empresa. | NIT |
| Tipo de persona * | Naturaleza jurídica de la empresa. | NATURAL / JURÍDICA |
| Tipo de contribuyente * | Régimen tributario frente al IVA. | NO RESPONSABLE DE IVA |
| Ciudad tributaria * | Ciudad asociada al domicilio fiscal para efectos tributarios. | Medellín |
| Dirección tributaria * | Dirección del domicilio fiscal ante la DIAN. | Calle 10 # 20-30 Of. 402 |
| Representante legal * | Nombre completo del representante legal vigente. | María Pérez Gómez |
| Correo recepción electrónica * | Correo oficial para notificaciones y recepción de documentos electrónicos. | factura@empresa.com |
| Valor máximo P.O.S | Tope monetario por documento POS (si aplica), en moneda local. | 0.00 o 280,000.00 |
Conf. electrónica
| Campo | Descripción | Ejemplo de contenido |
|---|---|---|
| Modo de operación * | Forma en que va operar la facturación en toda la empresa. | Facturación durante inconveniente tecnológico |
| URL para el envío (DELFÍN) | URL de acceso a los servicio de facturación electrónica de Delfín Software. | http://127.0.0.1:7500/api/v1/produccion |
| Token de empresa (DELFÍN) | Token de autenticación para el servicio de facturación electrónica de Delfín Software. | abcdefgh1234567890 |
| URL para el envío (TFHKA) | URL de acceso a los servicio de facturación electrónica de TFHKA. | https://emision21v4.thefactoryhka.com.co/ws/v1.0/Service.svc |
| URL para adjuntos (TFHKA) | URL para el envío de documentos adjuntos de los servicio de facturación electrónica de TFHKA. | https://emision21v4.thefactoryhka.com.co/ws/adjuntos/Service.svc |
| Token de empresa (TFHKA) | Token de autenticación para el servicio de facturación electrónica de TFHKA. | 1234567890abcdefg |
| Clave de empresa (TFHKA) | Clave de acceso para el servicio de facturación electrónica de TFHKA. | 9876543210abcdefg |
Certificados
| Campo | Descripción | Ejemplo de contenido |
|---|---|---|
| Estado del certificado | Estado del certificado de facturación electrónica. | Activo |
| Fecha de creación del certificado | Fecha de creación del certificado de facturación electrónica. | 2023-01-01 |
| Fecha de vencimiento del certificado | Fecha de vencimiento del certificado de facturación electrónica. | 2024-01-01 |
| Días para el vencimiento del certificado | Días restantes para el vencimiento del certificado de facturación electrónica. | 30 |
| Folios restantes de facturación | Folios restantes para la facturación electrónica. | 100 |
| Folios restantes de nómina | Folios restantes para la nómina electrónica. | 50 |
Ventas por enviar a la DIAN
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Cargar ventas pendientes | Cargar las ventas pendientes de facturación electrónica pendientes por enviar a LA DIAN. |
| Enviar ventas a la DIAN | Enviar las ventas de facturación electrónica a la DIAN. |
Interoperabilidad
| Campo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Num. localización legal | Es un identificador único que se utiliza para la recuperación de información sobre lugares relacionados con la cadena de suministro, como tiendas, plantas y oficinas. Este número es esencial para el intercambio eficiente de mercancías e información entre socios comerciales a través del Intercambio Electrónico de Datos (EDI). | ABC123 |
| Num. localización física | Es un código único que identifica de manera precisa y no ambigua a las empresas y sus distintas ubicaciones. Este código es esencial para la identificación no ambigua de localizaciones físicas y entidades legales, lo que permite asignar información pre-definida para mejorar la eficiencia en la comunicación con la cadena de abastecimiento. | abc123 |
| Seccional | Es el código que identifica una seccionale de FENALCO y que luego sirve para realizar los reportes a las entidades de riesgo. | 05001 |
| Tipo de documento | Tipo de documento utilizado para realizar el reporte a FENALCO de los deudores morosos. | NIT |
| Código entidad/suscriptor | Código asignado por CIFIN o DATACREDITO para realizar el reporte de deudores morosos. | ABC123 |
| Días notificación | Cantida de días en mora que se espera a un cliente, antes de ser reportado a una entidad crediticia. | 30 |
✅ Operación y recomendaciones
Flujo sugerido para crear/editar una empresa
- Nuevo registro: Asigne un Código único y diligencie Identificación, Razón social y Nombre comercial.
- Ubicación del establecimiento: Seleccione Ciudad del establecimiento (ícono de búsqueda) y escriba la Dirección del establecimiento.
- Información de contacto: Ingrese Teléfono principal y, si aplica, Otro teléfono.
- Info. Legal:
- Elija Tipo de identificación (p. ej., NIT).
- Defina Tipo de persona (NATURAL o JURÍDICA).
- Seleccione Tipo de contribuyente (p. ej., NO RESPONSABLE DE IVA).
- Complete Ciudad tributaria y Dirección tributaria.
- Registre Representante legal y Correo recepción electrónica.
- Guardar: Utilice el botón Guardar para persistir los cambios.
Validaciones y buenas prácticas
- Unicidad: Código e Identificación no deben repetirse con otras empresas en el maestro.
- Formato de Identificación: Para NIT, ingrese el número con dígito de verificación (ej.
900123456-7). Verifique el dígito según corresponda. - Obligatorios: No podrá guardar si falta algún campo marcado con
*. - Listas maestras: Los campos con ícono de búsqueda (Ciudad del establecimiento, Ciudad tributaria) se seleccionan desde catálogos existentes.
- Correo válido: Correo recepción electrónica debe tener formato válido (ej.
usuario@dominio.com). Debe ser el mismo que se registró en la DIAN como correo de recepción electrónica. - Régimen IVA: Asegúrese de seleccionar el Tipo de contribuyente correcto; esto impacta el cálculo de impuestos y reportes.
- POS: Si su operación involucra facturación POS, configure Valor máximo P.O.S de acuerdo con la normativa vigente; el sistema impedirá exceder este valor por documento.
- Trazabilidad: Mantenga actualizados Representante legal y direcciones (establecimiento y tributaria) para evitar rechazos en procesos con la DIAN.
- Pestañas especializadas: Posterior al alta, configure Conf. electrónica y Certificados para habilitar facturación electrónica y el envío de Ventas por enviar a la DIAN; revise Interoperabilidad si integra con terceros.