Preguntas frecuentes

A continuación se van a describir la respuestas a algunas de las preguntas mas comunes acerca de Delfín Compras.

🔤 Generalidades

¿Qué es Delfín Compras y para qué sirve?

Delfín Compras es una aplicación web que permite gestionar pedidos de compra entre centros de costo de forma centralizada, sincronizando datos con Delfín Software y facilitando la toma de decisiones basada en inventarios, proveedores y condiciones comerciales.

¿Debo realizar cierre de año?

Muchas personas se han preguntado si tiene que realizar cierre de año; este concepto viene de Delfín Software. Para Delfín Compras no es necesario realizar este proceso.

Delfín compras no realiza cierre de año, pero en su proceso de sincronización se valida que cada centro de costo posea su cierre de año, de lo contrario la sincronización no se realizará. Adicionalmente el sincronizador se encarga de establecer el dígito de verificación a los pedidos de Delfín Compras.

¿Cuál es el origen de los dato usados en los gráficos?

Los datos de las ventas y compras que se visualizan en el Panel, provienen de todos los centros de costo que actualmente se están sincronizando con Delfín Compras. Pero es importante resaltar que esta información a lo máximo será de dos años, que corresponden a los días de ventas y compras que vayan del año en curso más todas las compras y ventas del año inmediatamente anterior.

A continuación, se da una breve ejemplo sobre cómo se actualiza la información de ventas y compras dentro del proceso de sincronización:

En la primera sincronización de Delfín Compras de cada centro de costos, el sistema tomará la información desde el 1 de enero del año anterior hasta el último día de trabajo finalizado. Vamos a suponer que el día de la primera sincronización es el 1 de julio de 2022; cuando se hace el proceso de sincronización de ventas y compras se tomarán todos los registros que se encuentren desde el 1 de enero del 2021 hasta el 30 de junio de 2022 por que el (1 de julio aún no ha finalizado).

Después de realizada la primera carga de datos, Delfín Compras solo va a sincronizar y actualizar las ventas y compras que se realizaron en los últimos 30 días hasta el último día de trabajo finalizado. Es decir, si se sincroniza el 1 de julio, el sistema va a cargar la información desde el 1 de junio hasta el 30 de junio (1 de julio aún no ha finalizado).

Al final el sistema automáticamente borrará las ventas y compras que poseen más de dos años de antigüedad, por ejemplo, si la sincronización se realiza el 1 de enero de 2022, Delfín Compras borrara todos los datos del 2020, dejando solamente la información del año inmediatamente anterior (2021) y la del año actualmente en curso (2022). Es importante aclarar que este proceso solo afecta a Delfín Compras, la información de Delfín software se va a mantener intacta.

🔄 Sincronización

¿Cuándo realizo una sincronización los costos del producto cambian en Delfín?

No. Los costos en Delfín Software no se cambian el proceso de sincronización.

¿Por qué me cambian los precios de venta?

Lo precios de venta cambian si se hizo un cambio de estos en algún pedido. Ten en cuenta que los precios de venta son independientes en cada sucursal.

¿Cómo se sincronizan los datos entre centros de costo?

La sincronización puede ser automática (programada desde la configuración de empresa) o manual (desde la configuración de cada centro de costo). Delfín Sync debe estar instalado en el servidor de cada sucursal.

¿Dónde puedo ver los registros de sincronización?

En la sección de registros de auditoría, donde se muestra el centro de costo, fecha, tipo de evento y mensaje detallado de cada sincronización realizada.

¿Tiempo limite para que un pedido sea recibido?

Delfín Compras para mantener el estado de los pedidos actualizado, solo consultará aquellos pedidos que se hayan creado 180 días atrás. Es decir, si han pasado más de 180 días el pedido no va a cambiar de estado en Delfín Compras así se cambié el estado en Delfín Software.

También es importante conocer que para sincronizar los pedidos basta solo con "Confirmar" el pedido en Delfín Compras y el proceso de sincronización ya se encarga de la actualización de los estados automáticamente.

🛡️ Inicio de sesión

¿Qué necesito para iniciar sesión en Delfín Compras?

Solo necesitas tus credenciales de acceso a Delfín Software. Asegúrate de tener permisos activos en el módulo de pedidos y acceder a la URL personalizada de tu empresa en el dominio posdelfin.com.

📋 Pedidos

¿Qué estados puede tener un pedido?

Los pedidos pueden estar en estado: Borrador, Pendiente por recibir, Recibido parcial, Recibido total, Anulado o Todos los estados. Cada uno indica el progreso del pedido en el sistema.

¿Cómo puedo importar un pedido desde Excel?

Desde la opción "Nuevo Pedido", selecciona un proveedor y luego haz clic en "Importar Pedido". El archivo debe tener una estructura específica con campos como código del producto, centro de costo, cantidad, costo y sugerido vendedor.

¿Qué información se puede editar en un pedido?

Solo los pedidos en estado "Borrador" pueden ser editados. Puedes modificar condiciones como costo, impuestos, descuentos, cantidades por centro de costo y precios de venta.

¿Cómo se configura un proveedor en Delfín Compras?

Desde el módulo de proveedores puedes visualizar la información básica y configurar los días mínimos y máximos de entrega, lo cual es clave para el cálculo de pedidos sugeridos.

¿Cómo descargar los sugeridos de inventario por centro de costo?

Desde el módulo de proveedores, accede al listado de sugeridos y utiliza la opción "Exportar a Excel" para obtener un archivo con los productos, cantidades y precios recomendados por centro de costo.

¿Cómo se calcula la cantidad sugerida de pedido?

Uno de los temas importantes en el Retail es saber cuánto debo comprar al proveedor para evitar el sobre-inventario. Para ello Delfín Compras utiliza en la siguiente fórmula:

Pedido sugerido = [Pedido base + Stock de seguridad - Existencias]

Para entender un poco mejor la fórmula vamos a explicar cada uno de sus componentes:

• Pedido base: Este se compone por dos variables las cuales se multiplican. (Demanda diaria * Frecuencia de pedido).
  • Demanda diaria: Es el promedio de ventas que se realizó en un determinado tiempo; para el caso de Delfín Software será calculado para un periodo de 30 días.
  • Frecuencia de pedido: cada cuanto tiempo se realizan pedidos al proveedor. Este dato se configura en el maestro de productos dentro de Delfín Software.
• Stock de seguridad: Es el inventario extra que se debe tener en el almacén para hacer frente a imprevistos relacionados con cambios en la demanda o retrasos de los proveedores. El objetivo de mantener existencias de seguridad es evitar caer en una rotura de stock. el stock de seguridad se calcula con la siguiente fórmula: ''Stock de seguridad = [(Días máx. entrega - Días mín. entrega) * Demanda diaria]''
• Existencias: Productos que aún no se han vendido.

Ejemplo

Para empezar, vamos a recordar las 3 variables necesarias

Pedido Base = Demanda diaria * Frecuencia de pedido
Stock de seguridad = (Día máx. entrega - Día mín. entrega) * Demanda diaria
Sugerido de compras = Pedido base + Stock de seguridad - Existencias

1. Pedido Base: Vamos a suponer que la demanda diaria es de 15 unidades y la frecuencia de pedido de 5.

Pedido base = 15 * 5
Pedido base = 75

Ya tenemos nuestra primera fórmula lista.

2. Stock de seguridad: Si el día de entrega máximo es 3, el día de entrega mínimo es 1 y la demanda diaria 15, entonces.

Stock de seguridad = (3 - 1) * 15
Stock de seguridad = 30

Ahora que tenemos estos dos datos, podemos calcular el sugerido de compra

3. Sugerido de compra: Ya teniendo los dos resultados anteriores, solo falta tener las existencias del pedido, que para el ejemplo vamos a establecerla en 4 unidades; y ya con este dato podemos calcular el sugerido

Sugerido de compra = 75 + 30 - 4
Sugerido de compra = 101